Cum să vă îmbunătăţiţi performanţele companiei

Pentru a răspunde la această întrebare, vă propunem un instrument de management care este aplicat cu succes în întreaga lume şi care vă oferă posibilitatea de a vă spori rezultatele organizaţiei. Este vorba despre benchmarking, care poate fi aplicat, în urma dezvoltării unui proces continuu, care implică analizarea schimbărilor posibile, ajustarea proceselor interne esenţiale ale organizaţiei sau dezvoltarea de comparaţii cu rezultatele nou obţinute.

Benchmarkingul re­prezintă o încerca­re a organizaţiei de a-şi îmbunătăţi per­formanţele, învă­ţând din practicile demne de urmat pe care le adoptă alte com­panii. Pentru îndeplinirea acestui obiectiv, se recomandă obţinerea de informaţii în cadrul unui parteneriat sau a unei cooperări cu alte organizaţii, în care schimbul de date, cifre, statistici este reciproc, pe durata colaborării.

Paul Marinescu specifică în cartea sa, „Management de ­proiect”, faptul că „benchmarkin­g-ul este o activitate continuă, în care se ajustează procesele interne esen­ţiale ale organizaţiei, se monito­rizează performanţa, se fac comparaţii cu rezultatele nou obţinute în domeniu şi se analizează schimbările posibile”. Mai mult, Marinescu spune că „bench­marking-ul este îndreptat mai ales către înţelegerea proceselor care duc la lipsa de performanţă, lucru ce permite cunoaşterea meto­delor care duc la obţinerea unora mai bune”. Astfel, benchmarking-ul oferă managerilor obiective realiste şi permite elaborarea strategiilor de eliminare a lipsurilor.

„Nu copiaţi”

Mai mult, platforma online a SM Thacker&Associates subliniază că „benchmarking-ul nu presupune doar a vă compara procesele cu cele ale concurenţei”. Prin urmare, aceasta nu este o metodă de „a copia” practicile de lucru ale competitorilor, ci un mod de a solicita informaţii de la concurenţă pe baza unui parteneriat. Termenul „benchmarking” se referă la activitatea efectivă de a stabili criteriile de referinţă şi „cele mai bune” practici.

În consecinţă, benchmarking-ul nu trebuie văzut ca pe un eveniment unic în desfăşurarea activităţii unei companii, ci ca pe un proces continuu, care, pentru a avea succes, necesită o importantă investiţie de timp şi resurse.

Avantaje

Benchmarking-ul presupune un număr de avantaje important, dacă este aplicat corect. Astfel, în urma dezvoltării unei strategii, puteţi să vă stabiliţi obiective de performanţă despre care se poate demonstra că sunt realizabile, să vă îmbunătăţiţi procesele şi să vă concentraţi asupra mediului extern. În plus, creează o atmosferă care să conducă la îmbunătăţire continuă, permite angajaţilor să vizualizeze creşterea care poate fi un factor motivant puternic pentru schimbare şi naşte un sentiment de urgenţă pentru îmbunătăţire. Nu în ultimul rând, confirmă convingerea că există o nevoie reală de schimbare şi vă sprijină să identificaţi zonele slabe şi indică ce trebuie făcut pentru a le îmbunătăţi.

Totuşi, cu toate că îi sunt recunoscute valoarea şi aplicabilitatea, ar putea fi dificil de aplicat benchmarking-ul. Paul Marinescu aminteşte printre problemele implementării sale luarea deciziei asupra activităţilor sau proceselor care să fie considerate etalon şi comparabilitatea lor cu activităţile sau procesele din organizaţia dumneavoastră, alegerea organizaţiei care poate fi considerată lider în domeniu care să ofere etaloanele necesare sau opoziţia personalului.

De asemenea, pot apărea constrângeri legate de resursele disponibile, iar confidenţialitatea în obţinerea informaţiilor de la alte organizaţii poate să devină un obstacol real.

Mai mult, Paul Marinescu aten­ţio­nează că deosebirile de per­for­manţă pot fi generate de diferenţele dintre cunoştinţele, aptitudinile, resursele şi cultura personalului angajat şi, prin urmare, anumite practici de mare succes într-o organizaţie nu pot să nu aibă acelaşi efect dacă sunt aplicate la alta.

Soluţii

Cu toate acestea, peste aceste limite, se poate trece dacă aveţi o gândire obiectivă şi vă analizaţi corect starea actuală a companiei. Pentru asta, Paul Marinescu precizează că trebuie să vă cunoaşteţi propriile operaţiuni, atât cu punctele forte, cât şi cu slăbiciunile, şi să vă fixaţi ţinte pentru menţinerea măsurilor de performanţă şi încorporarea celor mai bune practici. Nu în ultimul rând, descoperiţi acele organizaţii care excelează incluzând liderii şi competitorii şi măsuraţi constant rezultatele şi proiectaţi-vă continuu o performanţă superioară.  

GHID UTIL DE A VĂ FOLOSI DE BENCHMARKING

1. Identificaţi nevoia în cadrul ­companiei.

2. Asiguraţi-vă că aveţi sprijin din partea managementului şi că puteţi implica toate părţile interesate.

3. Selectaţi o echipă care să se ocupe de benchmarking.

4. Analizaţi procesele interne.

5. Identificaţi companiile de referinţă care urmează să le analizaţi.

6. Decideţi cu privire la metoda de colectare a datelor.

7. Colectaţi informaţiile publice ­despre concurenţă.

8. Analizaţi informaţiile colectate pentru a stabili de ce alte informaţii mai aveţi nevoie.

9. Stabiliţi legături cu posibili ­parteneri de la companiile ­concurente.

10. Planificaţi vizita pe care urmaţi să o faceţi.

11. Stabiliţi dacă există un decalaj de performanţă.

12. Preziceţi viitoarele niveluri de performanţă.

13. Comunicaţi rezultatele ­descoperite.

14. Stabiliţi obiective şi planuri de acţiune.

15. Obţineţi sprijin pentru măsurile propuse.

16. Puneţi în aplicare planurile de acţiune şi măsuraţi progresele înregistrate.

17. Adoptaţi soluţiile aplicate la nivelul întregii companii.

Sursa: www.smthacker.co.uk