Timpul folosit eficient nu poate aduce decât beneficii. Pentru a reuşi îndeplinirea sarcinilor într-un mod organizat şi fără a fi nevoie să depăşiţi programul, ierarhizaţi-vă sarcinile în funcţie de importanţă, alocaţi timp şi pentru sarcinile neprevăzute, eliminaţi „hoţii de timp”, dar nici nu acceptaţi mai multe sarcini de lucru într-o perioadă scurtă de timp.
Un angajat care îşi foloseşte eficient timpul petrecut la birou va fi mereu mai productiv pentru departamentul din care face parte. Consumarea timpului într-un mod avantajos nu poate aduce decât plusuri. Singurul dezavantaj ar fi lipsa de timp pentru pauzele dese de cafea şi ţigări în care se „socializează”. „Timpul utilizat eficient nu poate aduce decât beneficii, rezultate mai bune la locul de muncă, mai puţină oboseală, şi, implicit, mai multă disponibilitate şi energie pentru viaţa personală”, explică Nicoleta Ţurcanu, general manager avahumanresources.eu. Mai mult, atingerea într-un timp mai scurt a obiectivelor poate fi un motiv real pentru o discuţie cu superiorul privind salariul sau o posibilă promovare. „Pe baza acestor rezultate, se poate justifica cererea unei măriri de salariu, a unor responsabilităţi mai importante etc.”, susţine Eduard Ezeanu, consultant în carieră pentru Social Arts.
Spre exemplu, Ionela G. (28 ani) lucrează la o companie cu capital străin în departamentul de resurse umane. Datorită unei folosiri eficiente a timpului şi a unei dorinţe acute de a avansa, promovarea, chiar şi în perioadă de criză, nu a lipsit să apară. „Aleg mereu să fac doar ceea ce poate aduce productivitate la locul de muncă şi să nu pierd timp cu diferite activităţi care sunt sursa unor mofturi. Astfel, am reuşit să cunosc mai bine întreg departamentul în care lucrez, iar la opt luni de la angajare am fost promovată”, mărturiseşte tânăra.
Ierarhizaţi-vă sarcinile
Opt ore la serviciu folosite strict în realizarea sarcinilor de lucru pot aduce avantaje chiar şi după finalizarea programului. „De când mă organizez mai bine, nu mă mai confrunt cu situaţii în care ba trebuie să stau peste program, ba trebuie să-mi continui anumite activităţi şi acasă”, adaugă Ionela G.
O principală soluţie în a fi mai eficient la job este dată de modul în care ne organizăm agenda şi pe ce criterii ierarhizăm task-urile. „Cea mai importantă este prioritizarea: identificarea sarcinilor cele mai importante, care aduc cea mai mare valoare adăugată şi focalizarea, în primul rând, pe acestea”, precizează Ezeanu.
Pe de altă parte, Nicoleta Ţurcanu aminteşte că un program cu adevărat eficient nu este cel care se bazează pe un plan strict de organizare a timpului, construit pe raţiuni matematice: x ore de lucru pentru y sarcini, şi cu duratele aferente de realizare a acestora.
„Trebuie să alocăm timp şi pentru sarcinile neprevăzute, pentru telefoanele şi e-mailurile zilnice, pauzele pentru repaus sau masă”, recomandă Ţurcanu, care spune că practica ne învaţă că un program exact poate fi eficient numai în măsura în care include şi un element de flexibilitate pentru a integra priorităţile de moment.
Dedicaţi prima oră task-urilor dificile
Programul structurat eficient poate fi dat, în primul rând, de prima şi ultima oră petrecute la birou. Cum prima oră este cea în care suntem cei mai productivi, energia ar trebui consumată cu predilecţie în direcţia activităţilor printre cele mai semnificative. „Prima oră la serviciu este bine să o petrecem ocupându-ne de sarcinile cele mai importante, care adaugă cea mai mare valoare activităţilor”, consideră Eduard Ezeanu. În paralel, ultima oră petrecută la locul de muncă trebuie să fie dedicată task-urilor care nu necesită foarte mult efort, eventual cele care au fost amânate de peste zi. De asemenea, recomandat este ca finalul zilei să fie folosit şi în crearea unei liste cu elementele importante ce necesită să fie finalizate în ziua următoare.
„În general, ultima oră este bine să fie lăsată pentru sarcini mai simple, care cer un nivel mai mic de energie şi de focalizare. Însă, există şi persoane care au un nivel ridicat de energie pe ultima sută de metri şi este bine să se focalizeze pe sarcini provocatoare”, sfătuieşte Ezeanu.
Discuţiile cu colegii de la birou sau rezolvarea anumitor probleme personale la serviciu nu vor fi benefice activităţii şi se va ajunge la conflicte.
„În folosirea timpului într-un mod inteligent, contează foarte mult şi eliminarea «hoţilor de timp», adică a activităţilor şi situaţiilor care mănâncă timp în mod inutil. De pildă, discuţii cu colegii care ne ţin tot timpul de vorbă şi nu ne putem face treaba sau drumurile lungi care ne consumă mult timp”, explică Ezeanu.
În plus, acceptarea mai multor sarcini pentru un interval exact de timp poate naşte confuzii şi neproductivitate. „Deşi, multi-taskingul este foarte în vogă acum, deficitul de atenţie creat prin trecerea de la un document la altul, de la un proiect la altul, poate ajunge, spre sfârşitul zilei, la un cumul de două ore”, consideră Nicoleta Ţurcanu.
„Mai mult, ar trebui evitată deschiderea mail-urilor imediat după sosirea lor în inbox – cel mai bine este să avem anumite intervale în care citim şi răspundem corespondenţei. Se poate proceda similar şi cu telefoanele – să stabilim un interval orar în care dăm telefoane, în baza unei liste prestabilite”, completează Ţurcanu.
Importanţa pauzelor
Pauzele sunt indispensabile. Trebuie să existe o pauză de prânz, de o oră, în care serviţi masa deconectându-ne de sarcinile zilei. Ar fi bine să evitaţi să vorbiţi la telefon în timpul mesei. Este bine să introduceţi şi pauze punctuale, de câte zece minute pentru fiecare 80 – 100 de minute lucrate, când ar trebui să vă îndepărtaţi de computer sau de telefon şi să lăsaţi gândurile să se îndrepte spre altceva decât serviciul. Medicii recomandă şi să vă ridicaţi de pe scaun şi să faceţi câţiva paşi prin birou, sau chiar să ieşiţi pe terasă, dacă aceasta există.
Sursa: Nicoleta Ţurcanu
Cum să fiţi mai eficienţi
1 Stabiliţi-vă programul pentru ziua în curs. Cu ajutorul unei liste, este imposibil să uitaţi ce trebuie să faceţi.
2 Sortaţi-vă mail-urile. Învăţaţi să ştergeţi mail-urile neimportante şi setaţi-vă priorităţile.
3 Nu vă verificaţi mail-urile persoanele dimineaţa. Este o pierdere de timp citirea articolelor trimise de prieteni.
4 Limitaţi-vă durata telefoanelor personale. Spuneţi-le prietenilor că puteţi vorbi la finalul zilei.
5 Ţineţi mereu o sticlă de apă pe masă. Astfel, evitaţi să faceţi drumuri dese să vă luaţi apă.
6 Închideţi programele de pe calculator pe care nu le utilizaţi. Multe aplicaţii deschise pot îngreuna viteza calculatorului.
7 Ignoraţi site-urile de divertisment, care conţin bancuri, ştiri sportive sau pagini de blog. Acestea vă vor ajuta doar să consumaţi timp preţios.
8 Dacă aveţi nevoiede o informaţie de la un coleg, stabiliţi-vă pauze scurte pentru acest motiv. Dacă tot timpul vă veţi întrerupe activitatea pentru a vorbi cu colegii diverse lucruri, la finalul zilei veţi realiza că nu aţi făcut nimic.
9 Există posibilitatea să vă plictisiţi dacă faceţi acelaşi lucru într-o perioadă lungă de timp. Lucraţi timp de o oră la un anumit task, apoi continuaţi cu altul, dacă nu aveţi altceva de făcut urgent.
Sursa: news.softpedia.com
