Documentele financiare si contractele nu sunt singurele acte ce trebuie pastrate de o companie, pentru a-si justifica si a-si sustine activitatea. Documentele de personal sunt in egala masura importanta, pentru ca atesta activitatea angajatilor si a companiei. Iar pastrarea acestora este foarte importanta, mai ales pentru ca s-au emis anumite reglementari ce trebuie respectate indeaproape.
MEF 3512/2008 si Anexa 6 a Legii Arhivelor Nationale reglementeaza termenele de pastrare pentru cele mai importante dintre documente, precum contracte de munca, conventii civile de prestari servicii sau state de plata. Astfel, dosarele de personal din care fac parte contractele trebuie pastrate pentru 75 de ani, iar statele de plata pentru 50 de ani. Motivul pentru care acestea din urma au un termen atat de lung de pastrare este necesitatea asigurarii documentelor de calculare si recalculare a pensiei.
Pentru a veni in ajutorul salariatilor si a fostilor salariati, art. 8 alin. 3 din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 specifica faptul ca orice companie trebuie sa puna la dispozitia acestora orice documente din dosarul de personal, sub forma de copie certificata si conforma. Ca acest lucru sa se poata infaptui, este nevoie ca fiecare companie sa aiba o arhiva bine pusa la punct, in care sa poata gasi cu usurinta orice document necesar, atunci cand acesta este de trebuinta.
O arhiva corespunzatoare, conforma cu toate prevederile legale, are multe necesitati. Pentru arhivarea documentelor aveti nevoie de un spatiu dedicat, asigurat si bine aerisit, si continua cu necesitatea existentei unei persoane instruite, dedicate realizarii arhivei. De cele mai multe ori, aceste cerinte genereaza costuri suplimentare, ce pot aduce batai de cap antreprenorilor.
Cea mai facila solutie in acest caz este colaborarea cu o companie specializata in arhivare, care cunoaste nu doar termenele de pastrare si cerintele legislative, ci dispune si de spatiul si personalul necesar indeplinirii acestei sarcini.
Care sunt principalele avantaje ale apelarii la o companie specializata?
In primul rand, cel mai mare avantaj este arhivarea in deplina siguranta si respectand intocmai temeiul legal. Pentru un antreprenor, arhivarea poate fi o bataie de cap si poate necesita timp investit in aflarea si insusirea reglementarilor. O companie dedicata cunoaste toate aceste reglementari, si va realiza arhiva exact asa cum trebuie.
In al doilea rand, compania de arhivare poate pune la dispozitia antreprenorilor documentele in format digital, in timp ce le arhiveaza fizic in cutii dedicate. Astfel, accesul la acestea va fi rapid si sigur.
De asemenea, un avantaj important este si asigurarea documentelor si adeverintelor pentru angajatii actuali si pentru fostii angajati, in mod eficient si rapid. Acest proces administrativ nu mai este necesar sa se desfasoare in departamentul de Resurse Umane, astfel ca apelarea la o companie dedicata poate ridica nivelul de satisfactie al clientilor interni.
Un alt avantaj poate fi si reducerea riscului de pierdere a documentelor sau de accesare de catre persoane neindreptatite, care pot aduce prejudicii.
Arhivatorul SRL – Depozit de siguranta este compania specializata in arhivare, care ofera clientilor sai servicii complete. Asigura de la transport si pana la distrugerea confidentiala a documentelor, aplicand in permanenta criterii legislative si de calitate care ii asigura un grad sporit de incredere in randul clientilor sai.
