Microsoft Outlook 2010 a beneficiat de un facelift major in comparatie cu alte aplicatii din suita Office 2010. Are functionalitati noi si imbunatatite si foloseste peste tot interfata Ribbon – spre deosebire de versiunea 2007, care o folosea doar in anumite ferestre. Va oferim 6 ponturi care va vor face mai usoara interactiunea cu acest client de e-mail.
O imagine cat o mie de cuvinte
Atunci cand doresti sa inserezi o poza a unei ferestre de dialog sau a unei pagini de internet sau orice altceva vizibil pe desktop-ul tau, incepe sa scrii mesajul, apoi apasa pe tab-ul Insert din Ribbon si fa click pe Screenshot. Va aparea o mica fereastra de dialog care iti va arata toate ferestrele deschise in acest moment, astfel incat sa o poti alege pe cea pe care doresti sa o inserezi. De asemenea, in aceeasi fereastra, vei avea la dispozitie optiunea de Screen Clipping – pentru a o folosi, fa click pe ea, apoi selecteaza zona din ecran pe care doresti sa o trimiti in mesajul tau. Indiferent de varianta pe care o alegi, poza selectata va aparea in continutul mesajului.
Facebook din Outlook
Outlook 2010 Social Connector iti permite sa folosesti site-urile de socializare online pentru a obtine informatii suplimentare despre contactele tale direct in Outlook. Pentru a folosi aceasta functie viziteaza aceasta pagina http://office.microsoft.com/en-us/outlook/outlook-social-connector-partner-listing-FX101812910.aspx , descarca si instaleaza fisierele necesare retelelor de socializare pe care doresti sa le folosesti. Din august 2010, sunt disponibile fisiere pentru Facebook, LinkedIn, MySpace si Windows Live Messenger.
Restarteaza Outlook dupa ce ai instalat fisierele. La repornire, Outlook va afisa o fereastra de dialog in care te invita sa introduci datele de login pentru retelele sociale pe care le-ai ales. Acest lucru nu se intampla intotdeauna, dar puteti afisa fereastra respectiva facand click pe sectiunea de contact afisata in partea de jos a unui mesaj. Aceasta va deschide o sectiune cu mai multe informatii despre contactul respectiv si, daca persoana respectiva face parte din grupul de prieteni dintr-una din retelele sociale pe care le-ai configurat, poza curenta si update-urile sale vor fi afisate in sectiunea respectiva.
Daca doresti sa inviti contactul intr-una din retelele tale sociale apasa semnul plus verde de sub poza aferenta (sau de pe poza generica afisata de Outlook) si urmeaza instructiunile afisate.
Curatenie in mesaje
Functia Conversation Clean Up poate sterge mesajele dintr-o conversatie care contin informatie redundanta. Astfel toata informatia este pastrata, dar doar in unul sau mai multe mesaje. Outlook face aceasta verificand daca un mesaj recent contine textul unui mesaj mai vechi. Daca aceasta se intampla, va fi pastrat doar cel mai recent mesaj iar cele vechi, redundante vor fi sterse. Nu vor fi sterse insa mesajele necitite, categorizate, semnate digital sau care contin atasamente.
Pentru a folosi aceasta functie trebuie sa activati tab-ul View si apoi sa bifati optiunea „Show as Conversations”. Pentru a curata o conversatie, click dreapta pe mesaj/conversatie si alege optiunea Clean Up Conversation.Va aparea o fereastra de dialog cu butoanele pentru Clean Up si Settings. Pentru a folosi setarile implicite, apasati pe Clean Up. Pentru ajustarea setarilor pentru aceasta functionalitate citeste urmatorul pont.
Curatenie generala
Pentru a ajusta setarile de Clean Up Folder/Conversation, selecteaza o conversatie asa cum este descris in pontul anterior, dar in loc sa apesi butonul Clean Up, alege butonul Settings. Aceasta va deschide sectiunea relevanta din Outlook Options. Printre mai multe optiuni, vei vedea unele care iti permit sa specifici un folder pentru stocarea mesajelor sterse de functia Clean Up – in cazul in care doresti sa le verifici inainte de a le sterge definitiv. Daca nu specifici un folder, mesajele sterse vor fi mutate direct in folderul Deleted Items. De asemenea, poti accesa toate aceste optiuni si urmand calea: File > Options > Mail.
Pentru a curata conversatiile dintr-un intreg folder, click dreapta pe folderul respectiv si alege optiunea Clean Up Folder.
Spor la curatenie!
Hocus Pocus Reply
Probabil ca nu doresti sa privesti in continuare un mesaj dupa ce ai raspuns la el sau l-ai trimis mai departe. Daca este adevarat, atunci lasa Outlook-ul sa inchida mesajul automat pentru tine. Pentru a configura aceasta functionalitate apasa File, apoi Options, apoi Mail si cauta sectiunea Replies and Forwards. In aceasta sectiune bifeaza „Close original message window when replying or forwarding.”
Mai ai o sansa!
Versiunile anterioare de Outlook continea o functie pentru rechemarea sau inlocuirea unui mesaj deja trimis. Dar aceasta functiona doar daca si tu si destinatarul erati conectati la un server Microsoft Exchange. Outlook 2010 extinde aceasta functionalitate la orice destinatar care foloseste Outlook. Daca rechemarea sau retrimiterea functioneaza cu succes depinde de setarile pe care le are destinatarul in versiunea de Outlook. Cu siguranta merita incercat atunci cand trimiti un mesaj care contine informatii gresite, confidentiale sau ceva ce nu ar fi trebuit sa trimiti deloc, indiferent de rezultat.
Pentru a folosi aceast functionalitate deschide cat mai repede mesajul impricinat din folder-ul Sent Items. Apoi urmeaza calea File > Info, apasa „Message Resend and Recall” si urmeaza instructiunile prezentate. Outlook va incerca sa raporteze succesul sau insuccesul rechemarii sau retrimiterii.
Articol oferit de compania de consultanţă IQIT Outsourcing Services
