Jumatate din timpul de lucru al unui manager este ocupat de activitati legate de managementul documentelor – schimb de informatie, comunicare, raportare, decizie. In mod obisnuit, aproximativ 80% din informatiile care circula intr-o organizatie sunt nestructurate – cu alte cuvinte nu pot fi regasite in baze de date, rapoarte sau formulare, in timp ce 8% din documentele scrise se pierd din cauza erorilor de arhivare. Problemele curente in companiile cu trafic mare al documentelor sunt: dificultatea accesului la informatie in mai multe locatii, intarzierea in accesarea informatiei utile, pierderea unor documente, intarzieri ale aprobarilor, costuri crescute de depozitare si administrare a arhivelor.
O solutie de management al documentelor poate rezolva aceste probleme preluand documentele de-a lungul ciclului lor de viata in cadrul organizatiei – de la creare la captura, gestiune, livrare, arhivare si stocare. Iar o prezentare a celor mai interesante solutii de acest gen de pe piata romaneasca va fi facuta in cadrul evenimentului soft21, ce se va desfasura in perioada 22-23 iunie la Bucuresti.
Trebuie spus ca piata romaneasca de document management a crescut considerabil in ultimii ani, de la 3,5 milioane dolari in 2002, la 4,5 milioane in 2003 si respectiv 6,5 milioane dolari in 2004, inregistrandu-se o dublare a ratei de crestere de la an la an. Cu toate acestea, comparativ cu Uniunea Europeana, unde 30% din companii au implementat o solutie de management al documentelor, doar 10% din companiile romanesti au adoptat o astfel de solutie.
Conform estimarilor, se asteapta ca nivelul investitiilor la nivel european sa creasca in urmatorii 5 ani, ceea ce va genera venituri de 2 miliarde dolari in 2006. In aceste conditii, este de asteptat ca si piata romaneasca de solutii de management al documentelor si continutului sa cunoasca o evolutie asemanatoare, desi nu la fel de structurata. Cu toate ca la nivelul organizatiilor mari, cu volum mare de circulatie a documentelor, este de asteptat ca achizitiile sa fie importante, la nivelul IMM-urilor cresterea volumului acestor achizitii va ramane mai degraba redus. Aceasta din cauza indisponibilitatii resurselor – financiare, umane si de timp, dar si a reticentei la schimbare.
