Abilităţi de bun comunicator, negociator, respectiv mediator sunt necesare unei persoane care reprezintă o instituţie şi este nevoită să interacţioneze cu jurnalişti. Mai mult, un purtător de cuvânt trebuie să aibă răbdare, dar şi să fie capabil să acţioneze eficient în situaţii de criză.
Purtătorul de cuvânt este „vocea” unei instituţii, astfel încât trebuie să fie o persoană credibilă şi să deţină calităţile unui bun comunicator. Mai mult, el trebuie să se asigure că mesajele pe care le transmite sunt direcţionate şi receptate corect. „Transmiterea informaţiilor trebuie să se facă sub semnul transparenţei, o altă abilitate a purtătorului de cuvânt, puternic încercată în cazul în care este vorba de o instituţie publică”, precizează Eugen Tifin, purtător de cuvânt în cadrul Inspecţiei Muncii. „În plus, purtătorul de cuvânt trebuie să manifeste adaptabilitate, disponibilitate la dialog şi răbdare în relaţia cu mass-media. Dacă nativ sau prin instruire poate manifesta spontaneitate în relaţia cu presa, această calitate nu poate fi decât în beneficiul părţilor, iar reacţia rapidă ajută la înlăturarea comentariilor mai puţin pertinente sau a interpretărilor eronate”, completează Tifin.
Nu în ultimul rând, reprezentantul unei organizaţii în faţa presei nu trebuie să uite cărui public i se adresează prin oferirea de informaţii. „Jurnaliştii sunt nişte profesionişti, cu care poartă un dialog, dar de cele mai multe ori scopul final este să se ajungă la un public larg care are nevoie de informaţii sau mesaj”, explică Eugen Tifin.
„Ghid pentru jurnalişti”
Îndatoririle unui purtător de cuvânt sunt complexe, cu greu putând fi cuprinse în fişa postului, pentru că poate fi expus oricând unor situaţii neprevăzute şi nevoit să acţioneze în consecinţă. Totuşi, în mare, pot fi subliniate importante sarcini de lucru pe care le poate avea un purtător de cuvânt. Potrivit platformei online www.go.ise.ro, obligaţiile principale ţin de oferirea de informaţii jurnaliştilor despre activitatea organizaţiei pe care o reprezintă. Mai mult, rolul unui purtător de cuvânt include şi acordarea de comentarii cu privire la probleme neplăcute, precum şi luarea de poziţie în numele organizaţiei pentru salvarea reputaţiei acesteia din urmă.
Cu alte cuvinte, el comunică, informează, transmite. „Purtătorul de cuvânt se străduieşte să asigure o percepţie reală a activităţii instituţiei, prin comunicate de presă, informează reprezentanţii mass-media cu privire la acţiunile şi rezultatele înregistrate şi transmite mesajul către publicul larg prin mijloacele adecvate”, susţine Eugen Tifin. „Mai mult, asigură furnizarea răspunsurilor la solicitările jurnaliştilor, apreciază ce este important pentru public, în condiţiile în care nu tot ce e important pentru instituţie este şi pentru mass-media”, adaugă Tifin, care subliniază că în activitatea sa joacă un rol de ghid pentru jurnaliştii care vin sau manifestă interes pentru instituţia în care îşi exercită profesia.
CE FACE?
– Este disponibil 24 de ore din 24 pentru a menţine deschis dialogul cu presa şi pentru a aduce la cunoştinţă publicului larg problemele de moment.
– Trebuie să fie o persoană credibilă şi un mediator între organizaţia pe care o reprezintă şi jurnalişti.
– Nu se sperie de situaţiile de criză.
– Este expresia organizaţiei, nu face comentarii personale, deoarece reprezintă organizaţia şi trebuie să răspundă în numele acesteia.
– Trebuie să facă faţă situaţiilor complexe.
– Este una dintre persoanele cele mai bine informate din organizaţie; trebuie să fie tot timpul la curent cu ceea ce se întâmplă în interiorul şi în afara organizaţiei, de aceea trebuie să stăpânească foarte bine anumite tehnici de comunicare, să aibă cunoştinţe despre publicul-ţintă al organizaţiei, să prevadă întrebările care i se vor adresa şi să ştie să evalueze impactul comunicării sale.
Sursa: „Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt”, Centrul de Perfecţionare în Comunicare, Şcoala Naţională de Studii Politice şi Administrative
DE CITIT!
– „Arta de a comunica. Metode, forme şi psihologia situaţiilor de comunicare”, de Alex Mucchielli
– „Comunicare şi resurse umane”, de Viorica Aura Păuş
– „Arta conversaţiei – Tongue Fu!”, de Sam Horn
– „Tehnici de negociere”, de Claudiu Coman
– „Cum să convingi pe oricine de orice. Ajută-i să vadă lucrurile ca tine”, de Ruth Shermann
– „Planul de comunicare. Cum să-ţi defineşti şi să-ţi organizezi strategia de comunicare”, de Thierry Libaert
– „Comunicarea de criză. Tehnici şi strategii”, de Cristina Coman
* Cărţile au apărut la editurile ALL, Amaltea, C.H. Beck şi Polirom. Preţul lor este cuprins între 19 şi 30 lei.
