Deși tehnologia a evoluat semnificativ și ne este la îndemână să trimitem mai repede un e-mail, sunt situații în care trimiterea diverselor documente sau înștiințări trebuie să se facă prin poștă. Iar asta deschide premisele unei probleme (aparent uitată) în ceea ce privește violarea corespondenței private.
Accesul neautorizat la un plic nu reprezintă doar un risc de pierdere a informațiilor, ci și un pericol pentru identitatea și securitatea financiară a individului sau organizației implicate. Atunci când documentele sau informațiile conținute de plicul de corespondență ajung mâini greșite se pot întâmpla o mulțime de probleme – furtul de identitate, fraudă financiară sau divulgarea unor informații care ar putea afecta negativ imaginea unei persoane sau a unei companii.
Cum pot fi evitate aceste riscuri? 3 modalități:
Folosirea plicurilor securizate
O metodă eficientă pentru prevenirea deschiderii neautorizate a plicurilor este utilizarea plicurilor securizate. Acestea sunt concepute din materiale mai rezistente, greu de rupt sau de deteriorat fără a lăsa urme evidente.
Plicurile securizate pot avea benzi adezive speciale, care nu pot fi deschise fără a deteriora plicul. Aceste benzi sunt realizate dintr-un material sensibil la temperatură sau la alte condiții de mediu, ceea ce face dificilă utilizarea unor tehnici de deschidere subtilă, cum ar fi expunerea plicului la abur.
În plus, gama de plicuri de corespondență de la Rogri securizate pot include elemente suplimentare, cum ar fi sigiliile de ceară sau hologramele. Dacă sigiliul este deteriorat sau holograma este distorsionată, destinatarul poate identifica imediat o posibilă încercare de acces neautorizat.
Implementarea tehnologiei RFID și codurilor QR
O altă modalitate modernă de a preveni deschiderea neautorizată a plicurilor este prin implementarea tehnologiei RFID (Radio Frequency Identification) și a codurilor QR. RFID este o tehnologie care utilizează unde radio pentru a identifica și urmări obiectele, inclusiv plicurile. Prin atașarea unui tag RFID pe un plic, expeditorul poate monitoriza mișcările acestuia pe întregul traseu de livrare. În plus, orice tentativă de deschidere neautorizată poate fi detectată instantaneu, deoarece tag-ul RFID poate fi programat să declanșeze o alertă în astfel de cazuri.
Codurile QR reprezintă o altă opțiune de securizare, fiind ușor de generat și de utilizat. Un cod QR conține informații criptate care pot fi citite doar de către destinatarul autorizat, prin utilizarea unei aplicații speciale. De asemenea, poate fi folosit pentru a verifica integritatea plicului – în cazul în care plicul a fost deschis și resigilat, codul poate deveni invalid sau poate genera o alertă.
Personalizarea sigiliilor și utilizarea metodei de dublă sigilare
Ultima metodă combină inovația cu tradiția – personalizarea sigiliilor și utilizarea metodei de dublă sigilare. Aceasta este o modalitate simplă, dar extrem de eficientă pentru a descuraja tentativele de acces neautorizat și pentru a asigura integritatea corespondenței.
Personalizarea sigiliilor nu este o practică nouă; ea datează din antichitate, când sigiliile erau folosite pentru a autentifica documente și a garanta că acestea nu au fost alterate în timpul transportului. Un sigiliu personalizat poate include logo-ul companiei, inițialele expeditorului, un simbol distinctiv sau chiar un cod unic alfanumeric. Astfel, destinatarul poate fi sigur că, dacă sigiliul este intact la primirea corespondenței, documentele nu au fost manipulate sau accesate pe parcursul drumului. În cazul în care cineva încearcă să deschidă plicul, sigiliul va fi rupt, iar orice tentativă de resigilare va fi imediat evidentă.
În ceea ce privește metoda de dublă sigilare, aceasta presupune utilizarea a două mecanisme diferite de securizare pentru același plic. Primul sigiliu poate fi unul convențional, cum ar fi o bandă adezivă specială, care este rezistentă la manipulări. Al doilea sigiliu poate fi un sigiliu de ceară personalizat, aplicat peste banda adezivă sau un sigiliu dintr-un material termoplastic, care devine rigid la temperaturi normale, dar se poate modela când este expus la căldură.
