Clasificarea Ocupaţiilor face distincţie între cele două meserii, atât prin acordarea unui alt cod, dar şi a altei definiţii. Prin urmare, secretarele reprezintă grupa de bază având codul 4120, desprins din grupa majoră a funcţionarilor administrativi.
Mai mult, conform noii Clasificări a Ocupaţiilor, „secretarii utilizează maşini de scris, calculatoare sau alte echipamente de procesare a textelor pentru transcrierea corespondenţei şi a altor documente, verifică documentele elaborate de alte categorii de personal, administrează corespondenţa emisă şi primită, întocmesc agenda întâlnirilor de lucru şi a şedinţelor şi efectuează diferite alte sarcini administrative”.
Pe de altă parte, tot din clasificarea meseriilor putem descoperi descrierea ocupaţiei ierarhic superioară celei de secretară, respectiv cea de asistent manager. Aceasta face parte din grupa de bază 3343, desprinsă din grupa majoră 3 a tehnicienilor şi alţi specialişti din domeniul tehnic. Grupa de bază este definită astfel: „secretarii executivi în domeniul administrativ îndeplinesc sarcini de coordonare şi organizare în sprijinul managerilor şi specialiştilor şi/sau pregătesc corespondenţa, rapoartele şi procesele-verbale şi alte documente de specialitate”.
Prin urmare, aşa cum se arată şi într-o analiză pe site-ul Asociaţiei Asistentelor şi Secretarelor Profesioniste din România (AASPR), „locul unui asistent manager se regăseşte la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim-subaltern şi în acelaşi timp colaborator apropiat al directorului general sau de departament”.
De asemenea, AASPR subliniază faptul că „asistent managerul nu poate da dispoziţii nimănui, fără a fi delegat în acest sens de către director, în afara cazului în care are, la rândul său, subalterni. Însă sunt nenumărate cazurile în care, prin delegarea responsabilităţilor, asistentului i se subordonează directorii de departamente, asistentele acestora etc.”.
Îndatoriri
Mai mult, Corina D, asistent manager într-o firmă de contabilitate, spune că în principal se ocupă de organizarea şedinţelor şi documentarea temelor cerute de director, folosind diverse surse de informaţii. „În plus, elaborez aproape lunar rapoarte sau prezentări, coordonez întâlnirile şi şedinţele, dar rezolv şi problemele legate de corespondenţă sau alte activităţi de secretariat”, precizează Corina.
Pentru îndeplinirea acestor sarcini, un asistent manager trebuie să dovedească deţinerea unor abilităţi specifice. „Pe lângă faptul că a trebuit să am cunoştinţe de contabilitate primară, asta fiind o cerinţă specifică postului meu, personal, am fost nevoită să-mi dezvolt abilităţile de a gestiona activităţi multiple în acelaşi timp şi de a lucra atât independent, cât şi în echipă. Bineînţeles, necesare mi-au fost şi rezistenţa la stres, abilităţile de comunicare şi disponibilitatea la un program prelungit”, completează Corina D.
Totodată, pe site-ul AASPR , este menţionat că „orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie absolut loial şi discret, iar, pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea sunt acele funcţii pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-l sprijini şi asigura succesul”.
Abilităţi
DE CONDUCERE
Un asistent manager ar trebui să fie o persoană proactivă şi să deţină aptitudini de lider. El trebuie să-şi asiste managerul, precum şi să observe dacă echipa sa îşi dovedeşte eficienţa. În plus, asistentul se poate ocupa de sarcinile de ultim moment, să rezolve problemele urgente, cât şi să delege alte responsabilităţi subalternilor. Pentru acest lucru, este nevoie de răbdare şi capacitatea de a lua decizii.
DE COMUNICARE
În calitate de asistent manager, indiferent de instituţia unde lucrează, zilnic interacţionezi cu o mulţime oameni. Aici, abilităţile de comunicare sunt absolut necesare pentru a trata într-o manieră profesionistă orice discuţie avută la birou.
INTELIGENŢĂ
Un asistent manager este posibil să muncească ore suplimentare să stabilească din timp planul de lucru pentru a doua zi, iar pentru acest lucru este nevoie de o minte limpede. Mai mult, asistentul trebuie să-i înveţe importanţa lucrului în echipă pe colegii săi şi să lucreze în tandem cu ei pentru a îndeplini obiectivele stabilite pentru echipă.
Sursa: www.eHow.com
