Attila Szabo, Cluj-Napoca: Dețin o companie mijlocie, împreună cu un partener. Cum pot eficientiza discuțiile pe care le am cu partenerul meu și cu echipa de conducere a companiei, formată din trei persoane? Sunt nemulțumit de cum decurg acestea în prezent, pentru că irosim mult timp cu discuții contradictorii și neproductive.
Ozana Giușcă: Excelentă întrebare, Attila. Gestionarea eficientă a ședințelor este unul dintre cele mai importante lucruri care țin de managementul timpului într-o companie.
În primul rând, este bine să abordezi proactiv întâlnirile cu partenerul și managerii tăi. Adică, în loc să convocați întâlniri de fiecare dată când sunt situații conflictuale, stabiliți o întâlnire periodică, o dată pe săptămână sau la două săptămâni. Îți recomand să stabiliți o zi și o oră fixă și să respectați această programare.
Fii primul care își adaptează agenda săptămânală, astfel încât să participi la toate întâlnirile, pentru a da un exemplu echipei. S-ar putea ca problema să fie tocmai lipsa acestei abordări planificate, iar problemele să fie discutate abia când există deja o stare conflictuală care nu mai poate fi gestionată corespunzător. De asemenea, ar fi bine ca tu și asociatul tău să stabiliți din timp agenda ședințelor, astfel încât fiecare om din echipă să aibă răgazul să își formuleze o opinie și să nu pierdeți timpul „gândind cu voce tare“, chiar în timpul întâlnirii. Cu o zi înaintea discuției, trimiteți un e-mail cu temele care vor fi dezbătute.
Pentru a te asigura că discuțiile sunt constructive, cineva ar trebui să își asume rolul de mediator. Această persoană se va asigura că toți participanții își vor putea prezenta ideile.
Evitați conflictele, atacurile la persoană sau sabotarea unor propuneri doar pentru că vin de la o persoană pe care nu o agreați.
Totodată, pentru a face întâlnirile productive, puteți folosi instrumente cunoscute pentru facilitarea muncii în echipă: brainstorming-ul și analiza SWOT. O alternativă mai puțin sofisticată este să alcătuiți o listă cu avantajele și dezavantajele fiecărei idei aduse în discuție.
Dacă, însă, tensiunile au escaladat în echipă și nu mai există posibilitatea unui dialog constructiv, îți recomand un curs de management al conflictelor.
