O gestionare corecta a timpului va poate ajuta sa va terminati treaba la serviciu fara a fi nevoie de ore suplimentare.
"N-am timp", "nu am cand sa mai fac si asta", "abia apuc sa-mi vad copilul, seara" sunt doar cateva dintre plangerile multor angajati. Lipsa de timp este una dintre nemultumirile din ce in ce mai des invocate de salariati. Specialistii in resurse umane spun ca, in cazul celor care nu reusesc sa-si finalizeze treaba la timp, exista trei explicatii: fie sunt incompetenti, fie supraincarcati de sarcini sau, pur si simplu, nu stiu sa se organizeze.
Aplicarea unui automanagement al timpului ar rezolva cu succes ultimele doua explicatii. Asta inseamna sa va imbunatatiti abilitatile printr-o organizare mult mai serioasa a timpului.
1. Fara pauze dese!
Una dintre solutiile pentru ca timpul sa va ajunga este sa va straduiti sa va incadrati in cele opt ore de lucru. Adica sa munciti in aceasta perioada, fara prea multe pauze. "Daca va deranjeaza colegii, spuneti-le asta. In fond, ce va intereseaza mai mult? Sa plecati la timp acasa sau sa pareti un coleg de gasca, gata oricand de o mica barfa?", spune business-coach-ul Alin Ghizasan. si la telefon este indicat sa fiti cat mai scurt posibil. Daca nu este legat ceva de proiectul la care lucrati, spuneti persoanei care v-a contactat ca o veti cauta dumneavoastra imediat ce va veti elibera de sarcinile presante. Practic, trebuie sa va luati pauzele de "respiro" atunci cand vreti dumneavoastra, nu cand vor colegii.
2. Spuneti "nu"!
Este posibil ca seful sa va mai dea ceva de lucru sau un coleg sa va roage sa-l ajutati la un proiect. Chiar daca este criza si poate va e teama sa nu care cumva sa fiti pe lista celor care urmeaza sa plece, este indicat sa va ganditi bine inainte de a accepta si alte sarcini. Decat sa nu faceti fata cerintelor, mai bine spuneti sefului ca nu aveti cand sa mai "duceti" si un alt proiect. "Vorbiti calm, nu va enervati, nu ridicati tonul. Aratati-i la ce proiect lucrati, in ce stadiu sunteti si amintiti-i ce termen-limita v-a dat", spune Dina Taralunga, specialist in resurse umane la compania Ascent Group. si in cazul unui coleg situatia se poate rezolva la fel. Explicati-i ca puteti ajuta doar dupa ce va terminati treaba si doar daca va mai ramane timp. Sau puteti sa indrumati respectivul coleg catre o alta persoana, mai putin presata de lucru si dispusa sa il ajute.
3. Asigurati-va ca ati inteles ce trebuie sa faceti
Puteti sa lucrati de mai multe ori la acelasi proiect si, in acest fel, sa pierdeti timp foarte pretios. Motivul: nu v-ati asigurat din timp ca ati inteles ce anume aveti de facut. De aceea, este foarte bine sa intrebati de mai multe ori ceea ce va este neclar. Este utila chiar repetarea raspunsului dat de sef, pentru a va asigura ca acesta a inteles ce veti face in continuare.
"Obiectivele neclare si comunicarea deficitara atrag dupa sine rezultate negative, stres si mult timp petrecut inutil la serviciu", spune Alina Negrea, senior partner la compania A Plus Performance.
4. Intocmiti un plan si respectati-l!
Lipsa planificarii se poate traduce in prea multe ore suplimentare si prea multa oboseala acumulata. De aceea, este util sa va intocmiti un plan, pe pasi si pe zile. si sa-l respectati intru totul! In plus, satisfactia zilnica, data de "bifarea" sarcinilor propuse, va va aduce un tonus optimist, iar puterea de munca va fi la cote maxime. Activitatile zilnice pot fi impartite in urgente, importante si neimportante. Diferentierea trebuie facuta de obiectivele pe care vreti sa le atingeti.
5. Invatati sa delegati!
Daca vedeti ca aveti nevoie de ajutor, nu ezitati in a-l cere. Decat sa coborati standardele la proiectul la care lucrati, mai bine apelati la sprijinul unui coleg. La inceput, vi se va parea imposibil sa gasiti pe cineva care sa faca treaba la fel de bine ca dumneavoastra. Insa ganditi-va ca nimeni nu este de neinlocuit! Iar un astfel de ajutor va fi de folos si atunci cand veti pleca in concediu, fiindca va fi gata pregatit.
6. Luati rapid deciziile
Daca veti sta sa despicati firul in patru pentru fiecare problema aparuta, categoric veti pierde timpul. Evident, trebuie sa analizati fiecare situatie in parte, insa asta nu trebuie sa dureze zile la rand. Amanarea unei decizii nu va duce, categoric, la rezolvarea problemei.
7. Faceti ordine la locul de munca
Un birou dezorganizat, cu maldare de hartii, cu dosare puse aiurea, din spatele carora abia va mai vedeti, nu va arata sefilor ca sunteti o persoana creativa. Dar cu siguranta va duce cu gandul la nepasare si lipsa de organizare. In fond, e greu de crezut ca puteti gasi repede un dosar sau o hartie importanta in teancurile asezate aiurea pe birou. Acelasi lucru este valabil si pentru organizarea din computer. De altfel, sunt firme unde sefii, in cadrul unor evaluari periodice, vin pe neasteptate la subaltern si cer un anume document, tocmai pentru a vedea cat de ordonat este acesta.
Alin Ghizasan, business-coach
Daca va deranjeaza colegii, spuneti-le asta. In fond, ce va intereseaza mai mult? Sa plecati la timp acasa sau sa pareti un coleg de gasca?
