Mesajul transmis într-o organizaţie cu angajaţi împărţiţi pe mai multe niveluri de management sau în departamente diverse este greu de controlat pentru a i se vedea finalitatea. Astfel, o soluţie care să încurajeze noi modalităţi de colaborare între angajaţi, mărind astfel productivitatea, este crearea unui blog intern accesibil tuturor.
Bogurile interne sunt instrumente puternice de comunicare şi informare, accesibile unei comunităţi închise, care au drept scop motivarea sau ajutarea membrilor acesteia. În cazul firmelor, acest tip de blog poate avea un succes extraordinar într-o perioadă în care discuţiile faţă-n faţă şi transmiterile de mesaje mai departe sunt din ce în ce mai puţin prezente.
Conform analizei TreeWorks, „Blogurile – Metode alternative de comunicare şi promovare pentru corporaţii”, există organizaţii mari, precum Google, IBM, Microsoft, HP sau Macromedia, care au cel puţin câteva bloguri interne, specializate în funcţie de targetul sau de scopul lor şi chiar încurajează angajaţii să îşi creeze bloguri interne. „Potrivit Financial Times, aceste tehnologii de networking încurajează noi modalităţi de colaborare între angajaţi, mărind astfel productivitatea”, se arată în analiza TreeWorks.
De la blog corporatist, la blog intern
Evoluţia blogului intern în companii a fost una firească de-a lungul timpului, impusă de creşterea numărului angajaţilor dintr-o organizaţie şi nevoia de o comunicare transparentă pentru un management de calitate. „În urmă cu câţiva ani, blogul corporate a deschis o nouă poartă de comunicare pentru companii. Iniţial, el a fost adoptat de companiile, unde masa mare de clienţi dorea să ştie mai multe despre brandul lor favorit. Blogul intern a devenit următorul nivel de comunicare organizaţională, de multe ori substituind chiar şi mailurile”, explică Petru Păcuraru, managing director al Human Performance Development International (HPDI).
Mai mult, prin folosirea unui blog intern pentru toţi angajaţii pot fi evitate multe neînţelegeri. „Se pot urmări firele logice de discuţie, se evită redundanţa şi repetarea informaţiei, ajută echipa să preia o idee de la ultimul stadiu de dezvoltare. Spre deosebire de mail, nimic nu se pierde, nu există spam şi ajută echipa prin sentimentul de contribuţie la orice idee”, completează Păcuraru.
De asemenea, analiza TreeWorks subliniază câteva motive importante care pot convinge o conducere să folosească un blog pentru a-şi motiva proprii angajaţi. Prin urmare, blogul intern este practic, informaţia este uşor de urmărit, implică angajaţii în discuţii care în mod normal nu ar avea acces, sporeşte creativitatea şi poate fi o alternativă la întâlniri. În plus, el permite căutarea unui anumit subiect şi reactualizarea sa oricând, oferă o privire de ansamblu, este util în cazul echipelor eterogene şi are conţinut care este livrat rapid şi la costuri reduse.
Avantaje multiple
Totuşi, dacă organizaţia are un număr important de angajaţi, iar multe din mesaje ar putea să nu intereseze pe unii dintre ei în nici o măsură, se poate folosi o secţiune din blog pentru fiecare departament.
Astfel, se evită conţinut mult şi divers pentru un public larg, care are obiective diferite într-o companie. „Un asemenea blog intern poate fi structurat departamental în mod vertical, însă poate fi organizat şi orizontal, pe niveluri de management. Asta depinde de tipicul companiei şi de nevoia lor de comunicare”, spune Petru Păcuraru.
„Spre exemplu, o companie clasică cu departamente de vânzări, marketing, IT, juridic, contabil, va avea un blog intern structurat departamental, iar o companie cu mulţi manageri de proiect, precum o companie de recrutare, va structura blogul orizontal, astfel încat toţi managerii şi consultanţii să aducă valoare tuturor discuţiilor şi ideilor blogului”, adaugă Păcuraru.
Pe de altă parte, persoanele care au acces să scrie pe blog, care ar trebui să fie reprezentate de toţi angajaţii, ar trebui să ţină cont de anumite reguli care să respecte coerenţa conţinutului. TreeWorks recomandă ca persoana care urmează să posteze pe blog ar trebui să aibă capacitate de a asculta şi dialoga cu ceilalţi, pasiune pentru subiect, credibilitate în rândul colegilor.
De asemenea, atunci când un angajat doreşte să vină în completarea unui mesaj, el trebuie să aibă expertiză în subiectul abordat şi să nu scrie doar pentru a avea activitate.
Mai mult, limbajul folosit trebuie să nu fie excesiv de formal, ci unul uşor familiar, care să fie la bază unui mesaj clar şi bazat pe argumente. Nu în ultimul rând, o dată ce scriem pe un astfel de blog, trebuie să conştientizăm că putem primi critici şi că ceea ce spunem va fi în atenţia multor colegi.
De ce să implementaţi un blog intern?
Este practic. De multe ori blogurile sunt mai utile şi mai practice decât emailurile, deoarece numărul de emailuri primite în fiecare zi de o persoană este mare, acestea nu sunt arhivate întotdeauna, iar informaţia se poate pierde.
Informaţia este uşor de urmărit. Sistemul de afişare în ordine invers cronologică este uşor de urmărit.
Implică angajaţii. Atunci când deciziile sunt afişate şi comentate deschis, angajaţii se simt implicaţi în procesul de decizie, nu se simt ignoraţi.
Este util în cazul echipelor eterogene. Blogurile permit integrarea rapidă a angajaţilor şi le oferă o bază de date necesare adaptării.
Sporeşte creativitatea. Fiind un mediu interacţional deschis, comentariile sau posturile unor membri îi pot inspira pe alţii, aşa cum o idee comentată poate fi îmbunătăţită prin implicarea mai multor oameni.
Pot fi o alternativă la întâlniri. În cazul companiilor mari, blogurile ajută membrii aceleiaşi comunităţi să comunice.
Oferă o privire de ansamblu. Blogul intern oferă o privire de ansamblu asupra companiei, pentru că integrează toate opiniile şi comentariile sub aceeaşi umbrelă.
Conţinutul este livrat rapid, la costuri reduse. Conţinutul ajunge la membri în timp real, iar costurile de implementare sunt reduse.
