Cum să comunicaţi eficient la serviciu

Comunicarea este necesară atât în plan personal, cât şi profesional. Fie că este vorba despre susţinerea unui discurs în faţa unui public sau a unei discuţii cu colegii sau cu şefii, transmiterea unui mesaj poate fi efectuată într-un mod eficient, dacă conştientizăm cele trei tipuri de limbaj, astfel încât să le putem ţine sub control. Spre exemplu, dacă ascultăm activ interlocutorul, îi înţelegem nevoile şi îi oferim un răspuns conform subiectului pus în discuţie, putem spune că am comunicat eficient.

Comunicarea se rea­lizează pe trei planuri, respectiv verbal, nonverbal şi paraverbal. Astfel, pentru a transmite un mesaj, fie el într-un cadru oficial sau intim, îmbinarea celor trei paliere poate fi sursa atingerii obiectivului prestabilit. Luiza Edu, autoarea cărţii „O dicţie corectă”, explică faptul că dacă verbalul presupune conţinutul concret, nonverbalul – care cuprinde poziţia corpului, mimica şi gestica, şi paraverbalul – alcătuit din volumul vocii, ton, ritm, pauze, accent şi dicţie, sunt forma limbajului rostit. Prin urmare, ignorarea unui anumit tip de limbaj poate duce la netransmiterea eficientă a mesajului şi, în final, la un eşec în comunicare.

Mai mult, Valentina Neacşu, ma­naging partner ITEX, spune că per­soanele care ştiu să comunice au o viaţă socială, personală şi profesională mai bună. „Aceştia îşi fac cu uşurinţă prieteni şi relaţii, îşi rezolvă rapid problemele, sunt mai liniştiţi şi echilibraţi, întrucât nivelul frustrărilor scade, atunci când le poţi exprima şi rezolvă eficient”, menţionează Neacşu.

„Ascultaţi activ”

Dorinţa de a ne îmbunătăţi modul de a comunica poate fi îndeplinită destul de simplu. Importantă este urmarea unor reguli. „Ascultaţi-vă activ interlocutorul, dând impor­tanţă atât mesajelor verbale, cât şi celor non-verbale, controlându-ne emoţiile atunci când suntem im­plicaţi în discuţii ce pot genera con­flict”, recomandă Neacşu.

Mai mult, dr. Cătălin Zaharia, professional coach şi NLP professional trainer în cadrul Mind Master, susţine că modalităţile prin care comunicarea poate fi îmbunătăţită la nivel organizaţional sunt prin crearea oportunităţilor în care părţile pot comunica, prin schimbul de păreri, sprijinul politicilor deschise de informare, utilizarea analogiilor şi metaforelor în comunicare, adăugarea de feedback, informarea asupra situaţiilor excep­ţionale care apar şi transmiterea informaţiilor mai departe către cei interesaţi şi la timpul potrivit.

„Nu vorbiţi simultan cu interlocutorul”

Principalele moduri de a comunica eficient au izvor în educaţia primită acasă, iar urmarea lor ar uşura cu mult înţelegerea mesajului de către interlocutor. „Nu vorbiţi simultan cu interlocutorul şi nu ridicaţi glasul, indiferent de circumstanţe”, spune Valentina Neacşu.

„Apoi, ascultaţi activ pe cel din faţa dumneavoastră, adică încercaţi să descifraţi mesajul, nu doar să-l auziţi, alegeţi-vă cu grijă cuvintele, întrucât acestea pot fi valorizate diferit de către cel care le aude”, completează Neacşu. Nu în ultimul rând, empatizaţi cu interlocutorul atunci când exprimaţi opinii cu privire la acesta sau contradictorii cu cele ale sale.

Emoţiile intervin în comunicare, atunci când presupune folosirea ei în spaţiul public, când numărul interlocutorilor este semnificativ mai mare faţă de o simplă discuţie la birou. Astfel, pentru gestionarea intensităţii stărilor de nervozitate, se recomandă ca, de fiecare dată când trebuie să vorbiţi, să acordaţi un moment de meditaţie. „Tot ce avem de făcut este ca înainte de o eventuală prezentare sau de un discurs, să ne luăm 15 minute de pauză, în care să medităm la un eveniment trecut şi să retrăim starea de bine pe care am resimţit-o atunci, iar apoi să vizualizăm cum stăm în faţa publicului prezent şi să vorbim degajat, gesticulând lent şi fiind calm”, precizează Luiza Edu. Mai mult, Edu recomandă ca în timpul vorbirii în public să ne ancorăm de o persoană care ne zâmbeşte. „Acest lucru nu presupune să vă uitaţi doar la acea persoană, ci să vă plimbaţi privirea prin sală, iar ori de câte ori revin emoţiile să ştiţi că aveţi unde să vă reîncărcaţi pozitiv”, menţionează Luiza Edu.

De asemenea, în cadrul unui discurs este extrem de semnificativ a avea o cursivitate în transmiterea mesajului, fără blocări şi sunete care duc la distorsionarea lui. În plus, Edu spune că persoanele care vorbesc corect sunt percepute ca având o personalitate puternică, fiind transparente şi echilibrate.

„La telefon, fiţi clari”

Convorbirile purtate prin intermediul telefonului au un avantaj prin faptul că nu permit şi descoperirea limbajului nonverbal. „Comunicarea prin telefon are specificul său că nu ne oferă o informaţie din spectrul emoţional, care există în comunicarea purtată faţă-n faţă”, susţine dr. Cătălin Zaharia. „Însă, este un canal foarte bun de transmitere de informaţii şi fapte. Una din recomandări este să nu fie utilizat în calitate de canal de comunicare preferat în situaţii de luare de decizii pe aspecte controversate”, specifică Zaharia, care îndrumă ca într-o astfel de conversaţie să fiţi atenţi la acordarea nivelului intensităţii vocii şi ritmului vorbirii cu cel al interlocutorului.

De asemenea, Neacşu consideră că mesajele transmise prin telefon trebuie să fie mai scurte, mai clare şi mai transparente pentru a nu da prilej de multiple interpretări.

Cum să vă gestionaţi emoţiile

Un element esenţial în gestionarea emoţiilor îl reprezintă respiraţia. Când suntem agitaţi, respirăm superficial şi rapid, lucru ce împiedică oxigenarea sistemului nervos şi provoacă agitaţie, nelinişte şi lipsa puterii de concentrare. Procesul se întâmplă şi invers, fiind neliniştiţi, respirăm superficial. Este un cerc vicios din care nu putem ieşi decât conştientizând procesul respirator, urmărind să respirăm rar, calm, având un timp pentru inspiraţie mai mic decât cel dedicat expiraţiei.

Respiraţia ne ajută să ne relaxăm. Iar, acest fapt este indispensabil pentru a reuşi să ţinem o prezentare în mod degajat.

Exerciţiu de minimalizare a emoţiilor cu ajutorul respiraţiei:

– Apăsaţi cu degetul nara dreapta şi inspiraţi lent, profund, pe nara stângă.

– Acum, compresaţi nara stângă şi expiraţi lent pe nara dreaptă.

– Reluaţi exerciţiul, inspirând pe nara dreaptă şi expirând pe nara stângă.

– Exersaţi cinci astfel de cicluri.

Sursa: Luiza Edu, cursdictie.com

Utilizaţi ­nonverbalul corect!

La nivel nonverbal, când purtaţi o conversaţie, este necesar să aveţi o postură degajată, care presupune o ţinută verticală – capul drept, omoplaţii apropiaţi şi pieptul în faţă -, staţi uşor aplecat în faţă, spre interlocutor, pentru a-i sugera că sunteţi interesat de ceea ce spune.

Gesturile largi ale braţelor, cu palmele deschise în sus reflectă sinceritate şi apropiere, iar palmele împreunate în V, îndreptate spre interlocutor conferă încredere. De evitat mişcările pe verticală ale mâinilor, care induc ideea de agresivitate, aşezarea mâinilor la spate, ce denotă superioritate, precum şi încrucişarea mâinilor la nivelul pieptului, ce reflectă, inconştient, închistarea şi refuzul de a coopera. De asemenea, gestica în exces agresează auditoriul.

Sursa: Luiza Edu