Sa uitam de inovatii si noi tehnologii exotice. Oamenii nu s-au deprins inca sa le foloseasca pe cele de care dispunem deja. Mi-am petrecut luna trecuta multe dintre orele mele libere adaptandu-ma la un nou program de e-mail dupa ce am abandonat Eudora si PC-ul meu vechi in favoarea unui Mac cu AppleMail.
A fost o provocare, dar vreau, de fapt, sa vorbesc despre toate mesajele din cutia mea postala electronica: de ce se afla ele inca acolo?
Ganditi-va la mine ca si cum as corespunde persoanei pe care vreti sa o contactati prin e-mail si sa o convingeti sa actioneze intr-un fel anume; fie ca e vorba de a va prezenta unei terte persoane, de a stabili o intalnire, a investi niste bani sau, pur si simplu, de a va da un raspuns.
Desi exista multe e-mailuri la care raspund prompt, mai am cam 400 pe care le-am marcat ca fiind citite, dar carora nu le-am raspuns. Da, stiu, ar trebui sa fiu mai silitoare… dar ce este cu aceste 400 de mesaje? Ce le face sa zaca in cutia mea postala? Poate ca puteti considera utile motivele; poate ca le puteti interpreta ca pe o lista de "asa nu se face" in materie de e-mail.
Mai intai, e posibil ca mesajele sa nu aiba subiect. (E o chestiune fundamentala, dar cativa oameni chiar uita sa adauge un subiect.) Din aceasta cauza e foarte usor sa pierzi din vedere un mesaj, poate chiar sa-l arunci la "spam" (mesaje nesolicitate – n. trad.). Sau poate ca subiectul e irelevant, cum ar fi "Mesaj de la Juan". Pe-asta o stiam deja. Sau ar trebui sa o stiu daca expeditorul are o adresa de raspuns corecta. si, da, va rog eu, el sau ea ar trebui sa aiba un nume complet, cum ar fi Alice Haynes, nu doar Alice. E foarte posibil sa cunosc mai multe Alice.
Sau un alt subiect: "Mesaj pentru Esther". si pe asta o stiu. Ar putea sa scrie eventual "Mesaj pentru presedintele Obama" daca ar fi vorba de o scrisoare deschisa, dar altfel… Cel mai bine formulat subiect exprima continutul mesajului si semnalizeaza reactia dorita: "Invitatie de a tine un discurs la Paris pe 14 Iulie". Sau: "Propunere de investitie". Sau: "Pot sa te numesc ca persoana de referinta?".
Din pacate, primesc multe mesaje al caror subiect este "Actualizare". Daca nu cunosc numele persoanei, s-ar putea sa nu stiu de la ce firma e. "Actualizare" se traduce in acceptiunea mea cu "citeste mai tarziu".
Dar acest mesaj de actualizare se incheie, de obicei, cu o intrebare: "Sper sa te putem convinge sa vii la urmatoarea intalnire la mijlocul lunii iulie. Vei fi disponibila?". Dar poate ajung sa citesc ultimele randuri ale e-mailului abia… sa zicem… catre mijlocul lui iulie. E important sa spuneti de la inceput ce vreti, asa macar exista o sansa de a obtine.
Mai exista si alte "pacate" ale postei electronice. E bine sa stiti ce vreti, dar aduceti-va aminte ca trebuie sa va ganditi, in primul rand, la cum sa va motivati cititorul. Sa luam exemplul familiar. Alice intreaba: "Ma poti prezenta lui Juan Tigar?".
Da, sigur, cu placere. Dar de ce? Chiar daca stiu de ce – e posibil sa stiu, dar la fel de bine se poate sa nu stiu –, Alice ar trebui sa ma ajute s-o ajut. Ati auzit de cumparaturi cu un clic de maus – haideti sa incercam si prezentari cu un clic de maus.
"Draga Esther,
Poti sa-i pasezi acest mesaj lui Juan Tigar? Sunt un mare fan al ChestieiNoiSuper (CNS) si am inteles ca au nevoie de un nou manager de marketing. Experienta mea ca manager de marketing la ChestieVecheObosita (CVO) ma face sa fiu candidata ideala pentru post. Am pozitionat produsele CVO ca traditionale si valoroase si am ajutat la vanzarea companiei pentru 20 de milioane de dolari. Mi-ar placea o noua provocare, pozitionand CNS ca moderna si inovatoare. Am cateva idei de strategie pentru diferentierea fata de ChestiaNouaHiper (prea moderna) si m-as bucura foarte mult sa le discut cu Juan. La cerere pot trimite un CV si referinte."
Nici o problema! Tot ce trebuie sa fac e sa apas pe "redirectionare", sa gasesc adresa de e-mail a lui Juan, sa adaug un scurt comentariu si sa apas pe "trimitere".
Dar, de cele mai multe ori, mesajul imi pune mie in carca tot efortul. Trebuie sa incerc sa-mi aduc aminte de ce mi-a povestit Alice, sa ma prind de ce aptitudinile ei sunt relevante pentru Juan si sa compun un mesaj. Asa ca ma ocup mai intai de alte e-mailuri. Sau ii raspund Alicei rugand-o sa-mi trimita cateva randuri. Entuziasmul pentru proiect mi-a pierit insa oricum. Nu ca as fi rea sau lenesa. Dar am 400 de mesaje care cersesc atentie.
Alte solicitari care nu-mi capteaza imediat atentia: a doua rugaminte cuprinsa intr-un singur mesaj cu dubla solicitare. O data ce m-am ocupat de prima, tind sa uit de a doua sau sa o aman. Daca-mi trimiteti doua mesaje, am satisfactia ca ma ocup de amandoua.
Inca ceva: nu va bazati ca citesc documente atasate sau urmaresc legaturi incluse in corpul mesajului, daca acesta nu e cu adevarat incitant. Mai intai, s-ar putea sa nu fiu pe internet, ca atare deschiderea unui fisier atasat sau a unei legaturi ar fi imposibila. Apoi, in era spamului si a paginilor infectate, e nesigur sa deschizi documente pe care nu le astepti. Daca primesc un e-mail care spune "te rog, citeste" si e de la cineva necunoscut, pur si simplu, il sterg.
In cele din urma, chiar sunt un om ocupat! Daca primesc un lot de – sa zicem – 40 de mesaje dupa un zbor lung sau de dimineata, ghiciti ce NU fac? Nu dau curs invitatiei de a vedea o pagina de internet sau o prezentare. Sper deci ca mesajul meu e clar. Elementul-cheie la care trebuie sa va ganditi cand trimiteti un e-mail nu e mesajul in sine, ci mesajul pe care il primeste destinatarul. Va iesi in evidenta din oceanul de mesaje? Va convinge cititorul sa reactioneze asa cum doriti?
Citind ce am scris, imi dau seama ca par o persoana lenesa, distrata, fara chef de a ajuta pe cineva. Dar scopul nu e sa ma schimbati pe mine sau pe altii ca mine. E sa ne ajutati sa dam un raspuns prompt. Cu cat ne usurati lucrurile, cu atat e mai probabil ca veti obtine reactia dorita.
Copyright: Project Syndicate, 2009.
www.project-syndicate.org
