Planificarea si respectarea temelor sunt necesare pentru ca intrunirea sa aiba rezultatele scontate.
Osedinta la care v-ati plictisit inseamna pierdere de timp atat pentru dumneavoastra, cat si pentru cel care a organizat-o. Expertii in resurse umane spun ca o astfel de intalnire reprezinta o investitie de timp, iar fiecare investitie de acest fel trebuie sa aiba "ingrediente" precum obiective, agenda, participanti si un sef.
Cauzele ineficientei unei sedinte, explica specialistul in managementul timpului Ciprian Teleman, senior consultant la TMI Romania, deriva din administrarea superficiala a acestor elemente, din existenta unor obiective misterioase, a unei agende tip "sezatoare" si a unor invitati nepotriviti.
Cateva greseli frecvente
Trimiterea catre participantii la sedinta a unei agende incomplete, lipsa unor informatii precum scopul, locul si ora desfasurarii, subiectele si ordinea lor, timpul alocat discutiilor, precum si absenta materialelor de documentare sunt cateva dintre principalele cauze care fac o sedinta ineficienta.
"Participantii trebuie sa aduca plusvaloare discutiilor, sa fie persoanele potrivite si in numarul potrivit pentru a duce la indeplinire scopul sedintei", considera Madalina Radulescu, membru HR Club si HR manager la ING Bank Romania.
Organizarea unei intalniri eficiente trebuie sa parcurga obligatoriu cativa pasi.
"In primul rand trebuie stabilite obiectivul sedintei, asteptarile, cine sunt invitatii, rolul lor, agenda, care este timpul maxim alocat si ce puncte trebuie atinse pentru a valorifica intalnirea", spune si Ciprian Teleman.
Cea mai mare greseala, spun expertii, este ca se poate face confuzie intre intalnirea pentru prezentarea progreselor unui proiect de tip afiliere si sedinta de lucru. "Devierea subiectelor nu este permisa. Insa uneori, partenerii intalnirii folosesc acest prilej pentru a vorbi si despre aspectele emotionale ale vietii lor profesionale", atrage atentia Oana Balcanuta, membru HR Club si HR deputy manager la Alpha Bank Romania.
Pentru evitarea discutiilor care nu au nici o legatura cu agenda sedintei "se pot rezerva cateva minute in finalul intalnirii, unde se pot discuta pe larg alte subiecte", sfatuieste Sabin Covrig, director de resurse umane la PayStore Romania, membru al HR Club.
Durata recomandata este de maximum 45 de minute
Expertii in resurse umane considera ca sedintele bune sunt cele care dureaza pana la 45 de minute. Daca subiectul cere mai mult timp, pauzele vor fi binevenite. Intervalele mai lungi duc la oboseala si la mutarea atentiei catre alte lucruri.
"Este important ca, periodic, sa se verifice daca participantii inteleg subiectul si in ce masura sunt implicati acestia in dezbaterea problemelor", explica Madalina Radulescu.
Ordonarea subiectelor in functie de prioritati
Pentru a valorifica la maximum intalnirea, este indicat sa se inceapa cu cel mai important lucru din punctul de vedere al consecintelor pe care le produce.
La ordonarea subiectelor se poate aplica regula piramidei inversate, asezarea lor facandu-se in sensul descrescator al importantei.
Aplicati regula bunului-simt
O gluma spune "cand esti singur si te plictisesti, fa o sedinta". Daca ne gandim la numarul de sedinte organizate, este adevarat ca poate exista, uneori, in unele organizatii, o tendinta catre prea multe intalniri, dar asta nu este intotdeauna un lucru rau. Pot fi si sedinte de brainstorming, care sa aduca multa valoare pentru organizatie. "Singura regula care ar trebui aplicata este cea a bunului simt. si asta ar putea fi tradusa simplu: nu pierde vremea ta si a celor din jurul tau cu lucruri inutile, planifica, gandeste si actioneaza tinand cont ca fiecare trebuie sa-si faca treaba bine si ca timpul este limitat", recomanda Madalina Radulescu.
