Sunt considerate cheltuieli deductibile doar cheltuielile care sunt realizate în scopul obţinerii de venituri impozabile şi care sunt însoţite de documente originale prin care se atestă înregistrarea lor efectivă.
„În categoria documentelor justificative nu este inclusă doar factura sau bonul fiscal, ci şi rapoartele de lucru, procesele-verbale de predare-primire, devizuri de lucrări şi ordine de deplasare„, spune Elena Rădulescu de la firma de contabilitate Conta Rădulescu, răspunzând unor întrebări ale cititorilor României libere.
Cheltuielile care pot fi deduse integral sunt de fapt toate cheltuielile realizate efectiv în vederea desfăşurării activităţii. Putem enumera: cheltuieli cu salariile şi contribuţiile sociale, cheltuieli cu materialele consumabile (produse de curăţenie, papetărie, articole de uz general nealimentare), mobilier şi alte echipamente de amenajare, cheltuieli cu publicitatea, cheltuieli cu serviciile prestate de terţi (servicii de mentenanţă PC, contabilitate, utilităţi, chirie, taxi, servicii de papetărie, telefonie, internet), servicii poştale, comisioane notari, servicii bancare, amortizare. Este foarte important de menţionat că, deşi achiziţia unor bunuri ce depăşeşte 1.800 lei produce un flux de numerar imediat, profitul contabil nu este afectat în aceeaşi măsură, ci doar treptat, pe măsura amortizării acestora.
Cheltuielile supuse limitelor de deductibilitate sunt cele de protocol – mese de afaceri, cadouri, vacanţe, bunuri acordate gratuit, sponsorizări, cheltuieli cu întreţinerea şi combustibilul autovehiculelor (inclusiv asigurări, piese de schimb, spălare) -, cheltuielile de deplasare şi cheltuielile cu reparaţiile asupra spaţiilor exploatate în scop personal cu destinaţie de sediu social.
Cheltuieli de deplasare. Deplasarea unui salariat la un client al societăţii în vederea prestării unor servicii sau livrării anumitor bunuri generează o gamă largă de cheltuieli cum ar fi: transportul, cazarea, mâncarea, vizite la obiective turistice din zonă. Doar transportul şi cazarea pot fi deduse integral. În vederea deducerii integrale salariatul va trebui să întocmească un ordin de deplasare (OD). În baza OD, salariatul va beneficia suplimentar de o diurnă legală concretizată într-o anumită sumă de bani (bani de buzunar) pe care nu va fi nevoit să îi justifice.
În cazul sediului social, cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente apartamentului personal (sediu social) vor fi deductibile în limita corespunzătoare suprafeţei puse la dispoziţia societăţii în baza contractelor încheiate între părţi în acest scop.
Cheltuieli de protocol. Deşi o afacere este aproape mereu condiţionată de existenţa acestor mici/mari cheltuieli de protocol, fără de care poate că afacerile nu ar putea să se finalizeze sau să funcţioneze şi, implicit, statul să nu încaseze impozite, tot statul este cel care ne condiţionează, fără excepţii, deductibilitatea cheltuielilor cu mesele de protocol şi alte cheltuieli care nu contribuie în mod vădit la desfăşurarea obiectului de activitate. Această limită este de 2% din profitul impozabil, ceea ce reprezintă la un profit de 100.000 lei/an, circa 2.000 lei. Astfel, considerăm cheltuielile de protocol ca fiind mai degrabă nedeductibile, procentul de deductibilitate fiind unul nesemnificativ.
Aici ar putea să intre din punct de vedere fiscal cheltuieli cu: televizoare, frigidere, hote, flori ornamentale, decoraţiuni interioare precum, şi cheltuielile cu mesele de protocol şi vacanţele personale. Totuşi, în cazul unei societăţi comerciale, existenţa acestor cheltuieli justifică fluxul de numerar din societate şi reduce profitul contabil supus ulterior impozitării în vederea distribuirii de dividende. Ca sfat final, vă sugerăm să adoptaţi următoarea abordare: orice cheltuială fără de care societatea nu îşi poate desfăşura activitatea este deductibilă. Acest concept trebuie însuşit pentru a avea un grad ridicat de deductibilitate, prin urmare o plată a impozitului redusă.
