Expansiunea unei companii generează noi provocări, printre care găsirea unui spațiu de birouri care să se adapteze nevoilor în schimbare.
Alegerea biroului ideal depășește simpla găsire a unui spațiu suficient. Este o investiție strategică care poate influența semnificativ productivitatea, atragerea talentelor, consolidarea culturii organizaționale și, în final, succesul pe termen lung (consultați aici opțiuni variate de birouri de inchiriat Bucuresti și identificați spațiul potrivit pentru afacerea dumneavoastră).
Factori Cheie de luat în considerare
Dimensiune și compartimentare
Primul pas constă în estimarea numărului de angajați pentru următorii ani. O analiză detaliată a planurilor de expansiune, a ratei de retenție a angajaților și a strategiilor de recrutare va oferi o imagine clară a nevoilor spațiale viitoare. Alegerea unui spațiu care poate acomoda creșterea preconizată va elimina necesitatea mutărilor frecvente și va facilita o tranziție lină pentru echipă.
Flexibilitatea în compartimentare este un alt aspect crucial. Optați pentru o clădire care permite configurarea spațiului în funcție de nevoile specifice ale companiei. Spațiile open space pot facilita colaborarea și comunicarea, în timp ce birourile individuale oferă un mediu propice pentru concentrare și productivitate. Includeți în plan și săli de conferințe bine echipate pentru întâlniri și prezentări, precum și zone de relaxare unde angajații își pot reîncărca bateriile și pot socializa.
Gândiți-vă și la posibilitatea de reconfigurare viitoare. Asigurați-vă că spațiul ales poate fi adaptat la schimbările viitoare ale companiei, fie că este vorba de o expansiune semnificativă care necesită mai multă suprafață, fie de o redimensionare a echipei ce implică adaptarea spațiului existent. Alegeți o clădire cu o structură flexibilă, pereți despărțitori mobili și opțiuni de extindere sau reducere a spațiului închiriat.
Locație
Accesibilitate: Alegeți o clădire situată în apropierea mijloacelor de transport public (metrou, autobuz) pentru a facilita deplasarea angajaților și vizitatorilor. Un spațiu ușor accesibil va reduce timpul petrecut în trafic și va crește satisfacția angajaților.
Infrastructură: Luați în considerare proximitatea restaurantelor, cafenelelor, magazinelor și altor facilități pentru a oferi un plus de comoditate angajaților. Un spațiu înconjurat de diverse opțiuni va contribui la crearea unui mediu de lucru plăcut și convenabil.
Vizibilitate și imagine de prestigiu: O locație centrală sau vizibilă poate contribui la creșterea vizibilității companiei și la consolidarea imaginii sale de prestigiu. Un birou situat într-o zonă de top va crește încrederea clienților și partenerilor în companie.
Cartier atractiv pentru angajați: Alegeți o zonă sigură, cu o infrastructură modernă și o atmosferă plăcută, care să fie atractivă pentru potențialii angajați. Un cartier vibrant va facilita atragerea și reținerea talentelor.
Clădire și facilități
Modernitate și design elegant: Optați pentru o clădire modernă cu un design elegant care să creeze o impresie favorabilă clienților și partenerilor.
Clasa A – eficiență energetică și sustenabilitate: Alegeți o clădire construită conform standardelor moderne de eficiență energetică și sustenabilitate, demonstrând responsabilitatea companiei față de mediu.
Dotări moderne: Asigurați-vă că spațiul ales are sisteme de climatizare performante, iluminat LED, cablare IT modernă și alte dotări necesare pentru un mediu de lucru confortabil și eficient.
Securitate sporită: Implementarea sistemelor de control acces, supraveghere video și pază 24/7 va oferi un sentiment de siguranță angajaților și va proteja bunurile companiei.
Spațiu de parcare suficient: Asigurați-vă că există suficiente locuri de parcare disponibile pentru angajați și vizitatori, eliminând problemele legate de staționare.
Servicii
Recepție profesională: O recepție profesională și un spațiu de așteptare elegant vor crea o primă impresie pozitivă asupra clienților și vizitatorilor.
Management al proprietății competent: Echipa de management trebuie să fie receptivă și promptă în rezolvarea problemelor legate de clădire și facilități.
Spații comune disponibile: Posibilitatea de închiriere a unor spații comune, cum ar fi săli de conferințe, centre de copiere sau zone de relaxare, poate oferi flexibilitate și eficiență operațională.
Servicii opționale: Adaptarea spațiului de birou la nevoile companiilor în creștere
Servicii precum curățenie, catering sau pază pot fi achiziționate suplimentar, simplificând administrarea biroului.
Costuri
Chirie competitivă: Chiria trebuie să fie competitivă în raport cu calitatea spațiului și a facilităților oferite. Realizați o cercetare de piață pentru a identifica ofertele avantajoase.
Cheltuieli operaționale rezonabile: Costurile cu utilitățile pe spațiile comune, curățenia și alte cheltuieli administrative trebuie să fie gestionate eficient pentru a nu afecta bugetul companiei.
Clădiri eficiente energetic: Optați pentru clădiri noi care au echipamente performante (sisteme performante de termofațadă, ilumitat LED, pompe de căldură, panouri solare, etc) astfel încât costurile cu utilitățile proprii folosite în spațiul închiriat să fie cât mai mici.
Sustenabilitate
Certificare LEED, BREEAM sau WELL: Alegeți o clădire construită și operată conform standardelor de sustenabilitate (LEED, BREEAM sau WELL), demonstrând angajamentul companiei față de mediul înconjurător și promovând un mediu de lucru sănătos pentru angajați.
Eficiență energetică: Optați pentru o clădire cu sisteme de iluminat și climatizare cu eficiență energetică ridicată, contribuind la reducerea consumului de energie și a amprentei de carbon.
Spații verzi: Amenajarea spațiilor verzi interioare sau exterioare poate contribui la un mediu de lucru mai relaxant, stimulând creativitatea și productivitatea angajaților.
Mediul de lucru
Comunitate de business activă: Dacă se dorește, alegeți o clădire care găzduiește și alte companii, oferind oportunități de colaborare și networking.
Facilități pentru angajați: Prezența unor facilități precum o sală de fitness, o zonă de relaxare sau un spațiu verde amenajat poate contribui la crearea unei atmosfere pozitive și la sporirea moralului angajaților.
Accesibilitate: Alegeți o locație centrală sau ușor accesibilă din diverse zone ale orașului, facilitând deplasarea angajaților care locuiesc în zone diferite.
În concluzie, găsirea spațiului de birou ideal necesită o planificare atentă și o analiză detaliată a nevoilor specifice ale companiei. Luând în considerare criteriile prezentate în acest articol, puteți identifica o clădire care să sprijine eficient activitatea echipei, să creeze un mediu propice pentru inovare și colaborare, și să contribuie în mod semnificativ la succesul organizațional pe termen lung.
