Pentru îmbunătăţirea modului de utilizare a orelor petrecute la birou, este nevoie de flexibilizarea timpului de lucru, de eliminarea activităţilor care nu aduc productivitate şi îngreunează îndeplinirea sarcinilor şi de înţelegerea clară a ceea ce este cu adevărat important, în condiţiile în care orice demers ulterior este inutil.
Problema statului peste program este din ce în ce mai prezentă în viaţa angajaţilor. Suprasolicitarea şi primirea de sarcini în ultimele minute din program sunt principalul motiv pentru depăşirea orei de plecare de la birou. „Am auzit de multe ori spunându-mi-se, prin companiile cu care colaborez, că «angajaţii lucrează 10-11 ore pe zi şi tot nu au timp să termine toate sarcinile de serviciu»”, mărturiseşte Constantin Stan, consultant asociat Ascendis. „Într-o ţară ca România, în care productivitatea este încă la jumătate faţă de ţările dezvoltate din Uniunea Europeană, ziua de muncă de zece ore a devenit aproape o regulă”, adaugă Stan, care crede că fenomenul demonstrează o lipsă acută de eficienţă în cadrul proceselor interne din companii.
Gabriel Puşcaş, angajat la un birou de traduceri autorizate, povesteşte că de patru luni încoace ajunge acasă doar după ora 21.00. „La ora închiderii biroului, mereu sunt nevoit să mai stau cam două ore peste program. Şeful ne spune să ne terminăm treaba şi să nu ne supra-aglomerăm ziua următoare. Problema este că zilnic avem clienţi, iar treaba parcă nu se mai termină”, spune Gabriel. „Nu înţeleg de ce când negociem salariul nu avem curaj să discutăm şi despre orele suplimentare. Mi se pare un abuz, dar nu-mi permit să risc pierderea jobului”, completează tânărul, care vrea să-şi găsească un nou loc de muncă. Alteori, orele peste program reprezintă un obicei doar de a pierde vremea cu scopul de a sta cât mai mult la birou pentru a fi apreciat de şefi. „La noi în firmă, este o «modă» de a rămâne peste program fără motiv. Colegele îmi spun că o văd pe şefa stând până seara târziu şi că nu vor să-i dea ocazie de a-i critica când pleacă la 18.00 fix”, precizează Cristina Drăgan, angajată într-un departament de resurse umane. „De ce oare trebuie să demonstrez şefei că pentru ce fac în şase-şapte ore, am nevoie de nouă ore?”, se întreabă Cristina.
Soluţia în patru paşi
Pentru eficientizarea activităţilor petrecute la birou şi pentru a nu mai fi nevoiţi să stăm ore în plus peste program, Constantin Stan, consultant asociat Ascendis, recomandă aplicarea conceptului DEAL, lansat de Timothy Ferris în cartea sa „4 Hour Work Week” (Săptămâna de lucru de patru ore – n.r.). DEAL reprezintă abrevierea a patru cuvinte din engleză: Definition, Elimination, Automation, Liberation (Definiţie, Eliminare, Automatizare, Eliberare – n.r.). Ea presupune o metodă în patru paşi, la îndemâna oricui, fie organizaţie sau angajat, pentru îmbunătăţirea modului de utilizare a timpului. „DEAL oferă ajutor în lupta cu timpul, fiind cel mai preţios aliat. Atunci când reduc 75% din durata unui proces, angajaţii se pot concentra pe ceea ce este cu adevărat important, iar calitatea produselor/serviciilor creşte substanţial”, explică Stan.
Definiţie
Primul pas în aplicarea paradigmei DEAL reprezintă definirea conceptelor cu care operăm pentru a ne ajuta să ne planificăm obiectivele şi să luăm decizii mai uşor. „Fără o înţelegere clară a ceea ce este cu adevărat important, orice demers ulterior este inutil, ducând către concluzii eronate. De aceea, definirea reprezintă cea mai importantă etapă de eficientizare”, susţine Constantin Stan.
Eliminare
Următorul pas în folosirea conceptului DEAL se realizează prin eliminarea activităţilor care nu aduc productivitate şi îngreunează îndeplinirea sarcinilor. De exemplu, dacă evităm să ne mai verificăm frecvent mail-ul, să citim presa pe on-line sau să purtăm discuţii cu colegii şi în afara pauzelor, cu siguranţă, vom câştiga minute importante pe zi. „Practica a dovedit că în organizaţii doar 8% din totalul activităţilor dintr-un proces îl reprezintă activităţi cu valoare adăugată. Conştientizarea acestui lucru reprezintă un pas fundamental în eficientizare”, specifică Stan.
Automatizare
Cel de-al treilea pas din conceptul DEAL este caracterizat prin folosirea la maximum a unor instrumente de eficientizare şi control. „Multe companii au cumpărat sisteme informatice de gestiune a întreprinderii. Cu toate acestea, aplicaţiile informatice sunt utilizate la doar 30-40% din capacitate, multe activităţi continuând să fie executate manual cu mult efort, deşi aplicaţia poate oferi răspunsuri aproape instantaneu”, susţine Constantin Stan. „Utilizarea la maximum a soluţiilor automatizate vine, pe de o parte, în sprijinul angajatului, reducând efortul acestuia, dar şi în sprijinul clientului, reducând numărul erorilor posibile”, adaugă Stan.
Eliberare
Ultima parte a soluţiei DEAL înseamnă, în primul rând, flexibilitate, dobândită prin eliberarea de îngrădirile spaţiale şi delimitările temporale, astfel încât pot fi atinse facilităţile mobilităţii. „Angajatul modern nu este constrâns decât de propriile obiceiuri, iar alegerea unui mod de lucru mobil/flexibil/performant îi stă la îndemână. Nu trebuie decât să îşi convingă şefii de posibilitatea utilizării comunicării prin media (telefon, internet – n.r.)”, conchide Stan.
