Pentru a rezolva o problemă de care sunteţi direct responsabil, stabiliţi-vă un plan de acţiune bazat pe soluţii viabile, aduceţi-l la cunoştinţă managerului şi dovediţi-i că sunteţi capabil de a ţine sub control situaţia. Mai mult, nu vă neglijaţi partenerii, colegii sau clienţii care pot fi afectaţi indirect. Oferiţi-le detalii despre eroare şi modul în care le influenţează activitatea.
Greşelile sunt aproape inerente în viaţa noastră profesională, cu atât mai mult în această perioadă. Bugetele s-au restrâns, numărul colegilor a scăzut, iar volumul de muncă a crescut considerabil. În aceste condiţii, posibilitatea de a nu duce corect la capăt o sarcină de la birou este cu atât mai mare. Totuşi, chiar şi în cazul unei erori majore, aceasta poate fi rectificată, prin reducerea pagubelor şi prin învăţarea unei lecţii noi, care poate îmbunătăţi procesele pe viitor şi oferi mai multe garanţii.
TechRepublic.com prezintă zece paşi de care trebuie să ţineţi cont în momentul în care acţionaţi greşit la locul de muncă, dar doriţi să remediaţi problema. Mai mult, platforma online vă propune să transformaţi greşelile în victorii.
Sfatul 1
Veniţi cu un plan pentru a rezolva problema
Atunci când produceţi pagube la birou, nu vă daţi deoparte şi lăsaţi pe alt coleg să vă rectifice problema. Cel mai bine este să vă implicaţi în rezolvarea ei, pentru că, dacă sunteţi persoana care a cauzat-o, sunteţi şi responsabilul direct. Astfel, veniţi cu un plan care să salveze situaţia într-un mod cât mai eficient. Stabiliţi care sunt paşii următori, persoanele de ajutorul cărora aveţi nevoie, cât şi suma şi timpul necesare pentru a depăşi problema. Cel mai probabil, persoanele pe care le veţi implica pot fi şeful, colegii de departament sau chiar clienţii afectaţi de eroarea produsă.
Sfatul 2
Fiţi sincer cu şeful
Încercarea de a acoperi lucrurile rareori funcţionează. Dacă şeful dumneavoastră va afla de problemă de la altă persoană, lucrurile vor fi grave. În acest tip de situaţie, este important să deţineţi control asupra mesajului care ajunge la superiorul direct. Chiar cât de greu ar fi, solicitaţi o întâlnire şefului şi explicaţi exact cum s-a produs eroarea.
Sfatul 3
Asiguraţi-vă că şeful vă cunoaşte planul
Nu uitaţi să-i prezentaţi managerului propunerile dumneavoastră pentru rezolvarea erorii. Într-un astfel de context şi, de fapt, în orice alt moment, nu mergeţi la şef doar cu problema ca şi cum i-aţi pasa-o. Prezentaţi-i soluţiile dumneavoastră cuprinse în plan, arătându-i că aveţi situaţia sub control.
Sfatul 4
Informaţi-vă părţile afectate despre problemă
Faceţi astfel încât cei afectaţi de greşeala dumneavoastră să ştie ce s-a întâmplat, dar nu oferiţi prea multe detalii tehnice pentru început. În schimb, concentraţi-vă pe modul în care situaţia îi afectează: care funcţii sunt indisponibile şi pe ce perioadă. Oferiţi-le cât mai multe soluţii sau sugestii de moment pentru a reduce din pierderi. În cazul în care greşeala s-a mai produs în trecut, puteţi cere chiar idei partenerilor mai vechi care s-au mai confruntat cu astfel de situaţii.
Sfatul 5
Nu daţi vina pe alţii
Nu mai sunteţi de mult în şcoala primară. Încercând să învinuiţi alte persoane, vă va face să arătaţi neprofesionist şi să oferiţi o altă perspectivă despre dumneavoastră colegilor. În schimb, asumarea responsabilităţii şi recunoaşterea greşelii vă pot câştiga respectul. Colegii pot gândi astfel: „Ştii, chiar dacă «X» a greşit, a fost nevoie de mult caracter să-şi recunoască problema”.
Sfatul 6
Nu vă învinuiţi la nesfârşit
A primi o lecţie în urma unei erori produse în trecut vă poate preveni de alte greşeli în viitor. Cu toate acestea, treceţi peste problemă obiectiv şi nu vă învinuiţi la nesfârşit. Adesea, o astfel de atitudine nu va ajuta la rezolvarea situaţiei.
Sfatul 7
Învăţaţi din greşeli
„Cei care nu-şi amintesc trecutul sunt condamnaţi să-l repete”. Poate aţi auzit fraza aceasta sau una similară, dar ideea este următoarea: avem nevoie să înţelegem greşeala pe care am făcut-o pentru a o putea evita în viitor. Analizarea greşelii şi luarea de măsuri pentru a o rezolva sunt elemente-cheie în abordarea unei situaţii viitoare. În acest sens, asiguraţi-vă că ştiţi care sunt condiţiile producerii erorii, măsurile pe care le-aţi luat pentru a o corecta, precum şi a preveni repetarea acesteia.
Sfatul 8
Cereţi scuze persoanelor afectate
Greşelile pot cauza schimbări care, de multe ori, implică pierdere de timp şi scăderea productivităţii. În consecinţă, chiar dacă aţi rezolvat problema, oamenii care au fost afectaţi de aceasta ar putea fi încă supăraţi. Prin urmare, a vă cere scuze în cadrul unei discuţii vă pot delimita de greşeala produsă. Procedând astfel, veţi arăta că apreciaţi că v-au sprijinit în trecerea peste obstacol.
Sfatul 9
Determinaţi dacă greşeala poate să apară în altă parte
Acest punct se referă la sfatul cu numărul şapte enunţat mai sus despre „lecţiile învăţate”. Prin urmare, pe baza unei analize, puteţi anticipa ce alte zone a afacerii pot fi afectate de aceeaşi greşeală pe care aţi întâmpinat-o.
În ce măsură alţi colegi în anumite condiţii nu pot să se confrunte cu acelaşi tip de problemă? Aţi putea alerta responsabilii de acele zone şi să le prezentaţi riscurile la cere se expun, chiar dacă au echipe solide.
Sfatul 10
Vedeţi partea bună
Toată lumea se concentrează asupra efectelor negative ale unei probleme. La anumite intervale, trebuie să apară şi astfel de greşeli. În consecinţă, vă puteţi dovedi capacitatea de a acţiona sub presiune. Mai mult, pe viitor, puteţi privi în alt mod un anumit proces din cadrul departamentului dumneavoastră şi să fiţi cu mult mai precauţi în ce priveşte desfăşurarea sa. În acest caz, problema poate fi încadrată astfel: „Da, a apărut o problemă, iar sistemul a fost indisponibil, dar vestea bună este că s-a petrecut pentru puţin timp şi putem identifica din timp alte probleme în alte sisteme”.
Cinci paşi eficienţi pentru când greşiţi
RECUNOAŞTEŢI-VĂ GREŞEALA. Spuneţi-i şefului despre eroare imediat. Singura excepţie este dacă faceţi o greşeală nesemnificativă, care nu va afecta pe oricine. În caz contrar, nu încercaţi să o ascundeţi.
NU DAŢI VINA PE COLEGI. Dacă indicaţi pe altcineva pentru propria greşeală, nu va ajuta pe nimeni. Încurajaţi-i pe cei din jurul dumneavoastră să-şi asume responsabilitatea prin propriul exemplu.
CEREŢI SCUZE PERSOANELOR AFECTATE. Există o diferenţă mare între a vă recunoaşte greşeala şi a vă mustra mai mult decât este cazul. Asumaţi-vă răspunderea, cereţi scuze părţilor afectate şi acţionaţi.
PREZENTAŢI UN PLAN ŞEFULUI. Când vă duceţi la şeful dumneavoastră pentru a vă mărturisi greşeala, trebuie să aveţi un plan pentru corectarea acesteia. Prezentaţi un plan clar şi de cât timp aveţi nevoie pentru a fi pus în aplicare.
CORECTAŢI-VĂ GREŞEALA ÎN TIMPUL LIBER. Dacă puteţi, petreceţi ore suplimentare la locul de muncă pentru a vă corecta greşeala, dar nu vă aşteptaţi să fiţi plătit pentru acest lucru. De asemenea, puteţi utiliza din timpul pentru pauza de prânz sau să veniţi mai devreme la birou pentru a vă pune în aplicare planul construit.
