Fie ca sunteti un start-up care isi schimba sediul sau isi deschide un punct de lucru in acelasi oras sau o societate multinationala care deschide noi filiale in toata tara, acumularea de mobilier si echipament va poate da batai de cap. Daca va aflati in aceasta situatie, mai mult spatiu va poate rezolva problemele. Dar orice relocare implica numeroase riscuri. Fara sfatul specialistilor dintr-o firma de mutari si fara o planificare adecvata, va va consuma mult timp si multe resurse. Pentru a minimiza riscurile ce ar putea sa apara, puteti consulta in continuare ghidul complet pentru ca mutarea afacerii dumneavoastra sa fie un succes.
1: Analizati optiunile
Inainte de orice altceva, puneti-va cateva intrebari cheie: Este mutarea in alta locatie singura solutie? Spatiul pe care il aveti deja este alocat optim? Ati luat in calcul toate costurile asociate relocarii? Nu veti putea afla raspunsurile la aceste intrebari fara un audit onest al modului in care va desfasurati activitatea acum, precum si al modului in care sunt utilizate resursele de care dispuneti. Un consultant de specialitate, pus la dispozitie gratuit de orice firma de mutari, va poate ajuta.
O viziune alternativa
In timpul evaluarii initiale, consultantul in relocare va analizeaza mediul de lucru actual si determina solutia optima, precum si bugetul asociat. Uneori, vi se poate recomanda sa nu va mutati, ci sa debarasati! Concluzia specialistului poate fi ca sediul dumneavoastra poate fi reconfigurat si obiectele de prisos pot fi mutate sau depozitate pentru a face economie de spatiu. Aceasta inseamna ca mobila si sistemele de depozitare care nu-si mai au locul vor fi sortate de firma de mutari in doua categorii: ceea ce trebuie eliminat definitiv va fi evacuat, urmand a fi reciclat sau reconditionat, iar ceea ce doriti sa pastrati va fi etichetat, ambalat in materiale de protectie si transportat in siguranta intr-un spatiu de depozitare ventilat si monitorizat video, inchiriat de obicei prin aceeasi firma care efectueaza debarasarea.
Iata cum, cu putina inovatie, va puteti optimiza operatiunile de zi cu zi, fara sa va mutati.
Locatia afacerii dumneavoastra – strategia pe cinci ani
Daca in urma auditului a rezultat ca o relocare este solutia corecta, puteti apela la firma de mutari sa va ajute in elaborarea unei strategii de locatie pe minimum cinci ani. In acest sens, va trebui sa tineti cont de urmatoarele:
– Performanta companiei dumneavoastra in ultimii ani;
– Obiectivele de viitor ale companiei;
– Orice alte constrangeri legate de spatiu si personal.
Nu subestimati cat de stresanta este o relocare! Planificarea insuficienta a mutarii, arhitectura spatiului de lucru din noua locatie, modul in care vor fi integrate echipamentele IT si mobila dvs. in amenajarea noului spatiu, dar si cum vor fi impachetate si transportate bunurile fragile intre cele doua locatii sunt doar cateva aspecte care justifica de ce e mai rentabil sa angajati o firma. Specialistii din domeniu detin toate resursele necesare si au experienta pentru orice scenariu. Sa incercati sa va mutati pe cont propriu inseamna sa va incarcati angajatii cu o sarcina pentru care nu sunt pregatiti. Personalul dvs. ar trebui sa petreaca timp indelungat departe de activitatea principala, impachetand echipamente, mobilier si computere, ca apoi sa fie nevoiti sa mute si sa puna totul in functiune in noul birou. Firma de mutari gestioneaza intregul proces fara niciun impact negativ asupra afacerii dvs. Cele mai bine cotate firme de profil ofera posibilitatea de a va programa relocarea chiar si in weekend sau in cursul noptii. Astfel, va veti bucura de eficienta maxima si de intreruperi minime ale fluxului operational din compania dvs., mentinandu-va productivitatea.
Ce si unde trebuie mutat?
Pentru o evaluare adecvata a nevoilor este importanta examinarea a trei aspecte principale:
Costuri
Probabil ca ati decis deja daca veti cumpara, inchiria sau chiar construi un nou sediu. In afara de costurile directe cu locatia, este necesar sa includeti si cheltuieli de functionare ca: autorizatii speciale legate de domeniul dvs. de activitate sau taxa pentru serviciul de intretinere si curatenie in cazul in care veti ocupa o cladire colectiva.
Facilitati
In afara de spatiul de lucru efectiv, luati in considerare locurile de parcare si accesul vehiculelor in incinta. Pe langa zonele de receptie si intalnire, trebuie evaluate si spatiile de depozitare din noua locatie. Daca nu sunt adecvate sau suficiente, apelati la firma de mutari pentru pastrarea bunurilor pe termen scurt, cat timp amenajati, sau pe termen lung, daca de pilda stocurile dvs. de marfa nu incap in noul sediu.
Durata
Daca va mutati afacerea la distanta mica sau in aceeasi localitate, sau daca nu detineti echipamente grele si fragile ca cele medicale sau din domeniul IT, este posibil ca totul sa se faca intr-o singura zi. Daca insa aveti un inventar complicat, daca va mutati in alt judet, sau chiar in strainatate, firma va efectua relocarea pe etape.
2: Cautati locatii noi
Ati analizat toate optiunile, ati beneficiat de consultanta gratuita oferita de o firma de mutari si ati decis ca relocarea afacerii este calea de urmat. In urma evaluarii nevoilor companiei dvs. pe urmatorii 5 ani aveti si o viziune a locatiei perfecte. Acum trebuie doar sa o gasiti…
Timpul dvs. este valoros. Daca nu puteti gestiona personal procesul de selectie pentru noul spatiu de lucru, luati in considerare numirea unui consilier independent care sa va ajute. Cel mai probabil, cautarea va implica colaborarea cu mai mult de un agent imobiliar si vizualizarea mai multor proprietati – unele in mai multe sedinte. Un consilier adauga obiectivitate exercitiului de cautare si va ajuta sa va restrangeti optiunile.
Finalmente, acceptati ca alegerea locatiei necesita compromisuri. Identificati-le si decideti care sunt acceptabile si cum veti depasi problemele care ar putea aparea dupa ce v-ati mutat.
3. Planificati mutarea
Oricum ar fi afacerea dvs., relocarea va necesita o cantitate enorma de timp si efort. Dar planificarea pe care o faceti in prealabil, impreuna cu firma aleasa de mutari, va plati dividende.
Alegeti firma potrivita de mutari
Pregatiti specificatiile minime pentru mutare, solicitati recomandari de la contactele dvs. de afaceri si faceti o cautare preliminara pe internet. Cereti o oferta de la cel putin trei companii axate pe relocari de business. Macar una dintre acestea ar trebui sa aiba un punct de lucru local, pentru o mai buna comparatie de costuri. Daca stiti deja ca vreti sa eliminati o parte din mobila si echipamentele curente, verificati ca firmele selectate sa detina un contract cu Egger sau Remat. Asa veti intelege abordarea lor fata de calitate si protectia mediului.
Cine e responsabil?
La momentul potrivit, desemnati o echipa interna, formata din angajati familiarizati cu afacerea. Puteti include membri cheie ai personalului care au o buna intelegere a tuturor problemelor si sarcinilor care trebuie abordate in toate departamentele din firma. Numiti un manager de proiect intern, daca e posibil. Echipa va fi responsabila pentru:
– Supravegherea mutarii;
– Respectarea termenelor convenite;
– Identificarea potentialelor probleme sau blocaje;
– Urmarirea cheltuielilor;
– Procedurile de raportare interna.
De regula, firma de mutari va pune la dispozitie, in mod gratuit, un responsabil de proiect. Acesta se va ocupa cu:
– Etapizarea programului de mutare;
– Coordonarea tuturor actiunilor legate de relocare;
– Transmiterea documentelor de plata (estimari si facturi);
– Informarea dvs. periodica privind stadiul mutarii si al platilor.
Intrebati firma de mutari ce servicii sunt incluse in pret si daca este posibila monitorizarea in timp real a proiectului de relocare. Cei mai apreciati jucatori din piata ofera deja aplicatii inovative care permit accesul la toate informatiile, documentele si notificarile necesare de pe orice telefon sau terminal conectat la internet.
IT si telecomunicatii
Dupa ce a identificat noua locatie si a propus un termen potential de executie, firma de mutari va face un inventar precis a ceea ce trebuie mutat. Inventarul va contine detalii despre marca si modelul activelor dvs., numarul de bucati din fiecare articol si starea in care se afla bunurile inainte de mutare. Profitati de oportunitate pentru a discuta solutia optima de mutare a aparatelor sensibile din dotare. Nicio companie nu mai poate functiona in ziua de astazi fara telefoane si computere. Planificarea timpurie a relocarii acestor echipamente este esentiala.
In timpul inventarului veti identifica mai usor ce urmeaza sa fie dus in noul sediu, ce va merge intr-un depozit si ce trebuie sa debarasati. Daca detineti echipamente in leasing, verificati daca nu cumva beneficiati de transfer gratuit din partea furnizorului de la care le-ati achizitionat.
Evaluati riscurile
O firma de mutari specializata va va alerta cu privire la riscuri. Retineti ca este posibil ca angajatii dvs. sa fie la prima lor experienta de relocare si sa nu stie cat de complex poate deveni proiectul. De exemplu, concomitent cu mentenanta de sistem, departamentul IT va trebui sa colaboreze cu proiectantii care se ocupa de amenajare. Configuratiile de cablare vor trebui testate pe planurile de etaj propuse. Dezafectarea si reconectarea echipamentelor va trebui coordonata cu repunerea in functiune a centrului de date sau a camerei serverului din noul sediu.
Fiti realist cu privire la ceea ce este necesar. Firma de mutari va poate furniza ingineri acreditati pentru relocarea serverelor si a echipamentelor de back office in ziua mutarii. Puteti apela la acesti specialisti pentru intreaga infrastructura IT sau numai pentru anumite sarcini. Analizati toate scenariile posibile si agreati cronologia care va asigura o intrerupere minima a utilizatorilor dependenti.
4. In ziua mutarii
Ziua zero necesita executarea unui numar de sarcini corelate intr-un interval de timp restrans.
Un program precis
Daca nu ati contractat deja o firma specializata de mutari, verificati ca persoanele desemnate intern sunt prezente si instruite corespunzator. Verificati ca parcarea si punctele de intrare in locatiile de plecare si de destinatie sunt accesibile. Amplasati schita de organizare a spatiului la intrarea fiecarei camere si conveniti asupra unui sistem de etichetare a bunurilor de mutat. Nu subestimati faptul ca erorile din aceasta etapa pot avea consecinte greu de remediat.
Etichetarea si ambalarea bunurilor
Daca lucrati cu profesionisti in relocare, materialele de protectie sunt incluse, conventiile de etichetare sunt automate, iar echipamentele IT si telecomunicatii au prioritate la ambalare si incarcare in vehicule. Asigurati-va doar ca firma de mutari a trimis in locatie specialistii promisi, precum si consumabilele speciale necesare, ca de exemplu:
– Carcase de server;
– Ambalaje antistatice;
– Lazi si cutii.
Daca personalul dvs. se ocupa de ambalare, tineti cont de cateva sfaturi: articolele delicate trebuie infasurate in folie cu bule si plasate in cutii cu eticheta „Fragil”, iar lazile nu trebuie umplute la refuz; fiecare colet din transportul de mobila ar trebui sa poata fi facut cu usurinta de maxim 2 persoane.
Despachetarea
Firma de mutari va poate oferi asistenta si dupa mutare, inclusiv pentru:
– Despachetarea si montajul obiectelor care au necesitat demontare prealabila;
– Tehnicieni pentru orice manipulare de obiecte grele;
– Despachetarea si depozitarea rechizitelor de birou si a stocurilor de marfa;
– Servicii de depozitare pe termen scurt, pentru ce nu incape in noul sediu.
Nu omiteti verificarea incrucisata cu lista de inventar. In cazul echipamentelor IT, compania care efectueaza mutarea doar le va despacheta si pozitiona, apoi le va preda specialistilor pentru punerea in functiune.
Gunoi
Ambalarea si despachetarea pot produce cantitati mari de deseuri. Firma de mutari se va ocupa si de evacuarea acestora. Daca va mutati pe cont propriu, va trebui sa faceti aranjamente speciale pentru a elimina gunoiul generat.
Siguranta si asigurare
Ati stabilit cine se ocupa de securitate la fata locului? In timp ce are loc mutarea, trebuie sa aveti personal de securitate care verifica cine intra si iese din cladire. Asigurati-va ca in ziua mutarii aveti la dispozitie trusa de prim ajutor si o procedura de protectia muncii. Nu in ultimul rand, incheiati polita de asigurare pentru eventualitatea in care unele bunuri vor fi deteriorate in tranzit si aflati termenul limita pentru depunerea cererii de despagubire.
Sigur ca avand asigurarea inclusa, relocarea printr-o firma va scuteste de toate aceste griji.
Locatia veche
Dupa relocare trebuie vizitat vechiul sediu pentru a verifica daca:
– Firma de mutari a indepartat tot gunoiul;
– Curatarea profesionala a spatiilor a fost finalizata;
– Au fost efectuate reparatiile minore necesare.
Concluzii finale
Fiecare relocare este o provocare unica. Oricat de mica sau complexa e compania dvs., asteptati-va ca tot personalul sa fie afectat de schimbare. Planificarea este esentiala, iar decizia de a apela sau nu la o firma de mutari specializata poate fi critica pentru succesul intregului proiect.
