Organizarea unui eveniment nu este deloc o misiune ușoară având în vedere cerințele pe care trebuie să le respecți, dar și deadline-urile stricte. Pentru că, de regulă, evenimentele sunt de amploare, iată câțiva pași pe care îți recomandăm să îi urmezi pentru a te asigura că evenimentul este unul reușit.
Organizare evenimente de afaceri – sfaturi
Fiecare tip de eveniment are propriile cerințe, însă un eveniment business, care are în prim plan o întâlnire de afaceri presupune o dedicare mult mai mare și atenție la fiecare detaliu. Așadar, iată care sunt cei mai importanți pași pe care să îi urmezi:
Stabilește-ți obiective. Dacă ești persoana special delegată pentru organizarea evenimentului, atunci asigură-te că nimic nu o să-ți scape. Setează-ți obiective, care să îți ofere certitudinea că ai înțeles tot ce aveai de făcut și îți cunoști responsabilitățile. Printre obiective trebuie să incluzi:
– Tema sau tematica evenimentului;
– Invitații – colaboratori sau clienți;
– Bugetul disponibil;
– Data evenimentului, ora și locul.
Contactează sponsorii. Fiecare eveniment corporate, de tip business are clienți care se oferă drept sponsori, pentru diferite obiecte. Sprijinul financiar este unul extrem de importat, iar rolul sponsorilor este acela de a-și face reclamă, în scop publicitar. Ține cont de faptul că principalii sponsori sunt cei care activează în același domeniu cu tine, nu concurența.
Promovarea evenimentului. Dacă este un eveniment deschis, la care vrei să participe un public variat, atunci nu uita să anunți data și ora evenimentului. Alege-ți canalele de promovare cele mai eficiente de pe urma cărora să obții vizibilitate foarte ușor. Tot cu scopul de promovare sunt și anunțurile publicitare inscripționate pe diferite obiecte, pentru a fi așezate în fața publicului țintă. Poți opta pentru steaguri de la HeadPrint, de diferite dimensiuni și forme, care să te ajute să printezi orice text, imagine sau logo, pentru a ți-l face cunoscut.
Ocupă-te de sonorizarea evenimentului. Atmosfera evenimentului este cea care face diferența între un eveniment reușit și un eșec. Pentru că ești persoana responsabilă de organizare, nu uita să iei legătura cu un DJ sau cu o persoană specializată, care poate întreține atmosfera într-un mod cât mai plăcut. Poți lua în calcul, în funcție de amploarea evenimentului de un cameraman, fotograf profesionist, proiector, speaker.
Firmă de catering. Indiferent de tipul evenimentului, o gustare nu strica niciodată. Și pentru a te asigura că preparatele sunt proaspete și gustoase, apelează la o firmă specială de catering, care să asigure mâncare și băutură localului în care organizezi evenimentul.
Pe lângă aceste sfaturi, nu uita că tot în atribuția ta intră și activități precum stabilirea întregului program, lista de invitați, printre care și speakerii, trimiterea invitațiilor cu cel puțin o lună înainte de eveniment. Nu uita nici de persoanele cu autoritate în mass media, persoane influente care te-ar putea ajuta cu promovarea evenimentului, doar prin simpla lor prezență.
